什么是工作管理软件以及它如何帮助您

亚历山德拉科特

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亚历山德拉科特

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如果您在项目和非项目任务中工作,但您仍未找到正确的软件,您可能正在寻找错误的地方。

虽然高级任务或项目管理软件可能会在一定程度上帮助您,但要管理非项目活动,如参加会议或接听电子邮件,您需要考虑更多功能的解决方案:工作管理软件。

如果您已经熟悉工作管理解决方案, 跳到第二部分 要查看如何使用Paymo管理您的所有工作。此外,如果您希望更好地组织员工,而不会使用任务重载它们,请查看此列表 资源管理软件

什么是工作管理软件?

之前你可能已经听过了几个术语–并且可能就像许多定义一样–到了你想知道它是否只是另一个流行语或你真正需要的东西。

工作管理软件是一个数字工具,允许您计划,跟踪,组织和查看项目和非项目任务,并实现工程和非项目任务,以提高业务成果和团队绩效。

但是这种工作管理软件需要作为一个不同的工具,来自哪里?

人们通常搜索项目管理(PM)软件作为管理所有专业工作的一种方式。抓住是,除了项目相关的任务之外,大多数他们实际上都有其他活动。他们想要的是一个应用程序,允许他们计划,跟踪,管理和组织他们所有的工作,包括出于项目管理软件的范围的内容。

在这种情况下,他们需要一个可以帮助他们在项目的严格结构之外的工作的工具。工作管理软件提供这种灵活性,允许完成工作并跟踪超出项目或方法的限制,而无需依赖客户,严格的预算或其他任务。

笔记

有些团队或自由职业者只需要一个先进的任务管理软件来帮助他们整理他们的职责。这些团队和个人可能不需要跟踪他们的时间,发票客户或创建报告–模块您否则在项目管理或工作管理软件中找到。如果您在其中工作并希望节省资金,请在其工作过程中同时分别使用单个任务管理软件,而不根据多个复杂的工作流,项目,客户端或资源。

工作管理软件功能

如前所述,工作管理工具重新配置您需要从开始完成并保留您的资源,成本和时间框架的所有功能,并监控您的工作。常用工作管理软件功能包括:

  • 高级任务管理 –创建和分配任务,管理优先级,并跟踪您的团队的工作,留在预算和截止日期内。
  • 集中通信 –只要发生更改以保持最新时,团队通过留言板或讨论线程,留言和接收通知的团队进行协作。
  • 文件存储和共享 –使用该工具作为集中处的地方,以安全地存储所有文档和图像并在您需要时访问它们。
  • 时间管理 –跟踪工作时间,创建时间表,并分享时间报告,以识别工作流程中的潜在瓶颈,并将客户端保持在反馈循环中。
  • 资源管理 –安排您的团队,看看谁在努力避免分发他们可以咀嚼的工作。
  • 卡班董事会 –创建工作流以通过一系列顺序步骤管理视觉板上的工作。
  • 报告能力 –根据时间,成本和资源创建和发送报告以监督进度,现货潜在问题,并更新您的客户。

某些工作管理软件选项还提供特定于行业的模块或功能,如校对,原型制作,CRM,发票或与第三方工具的集成。

如何与项目管理软件不同的工作管理软件

工作管理软件是一种相对较新的数字工具,仍然与项目管理软件混淆。有些人没有注意到列表中的工具之间的任何区别,其他人则为最好的 项目管理软件 作为另一种类型的工作管理软件。

为了处理一般的工作,您通常需要上面提到的所有基本功能。这是一个图表,以帮助您究竟在每个功能都处于究竟看到:

项目和非项目工作

工作管理软件功能使用

正如您所看到的大多数功能对于处理项目和非项目活动都很有用。甘特图表虽然是特定于项目相关的工作,但由于他们的重点是跟踪项目时间表,而非项目工作通常不受设定的时间表或依赖项限制,因此对其他活动没有很多使用。

如何使用项目或非项目活动的功能之间的实际区别在于您的工作方法。

工作管理软件可帮助您同时解决项目和非项目职责。它提供了更大的灵活性,允许您作为经理和您的团队成员通过您自己的工作流来处理项目和非项目活动。

另一方面,项目管理软件基于一组规则,通常与a配对 项目管理方法,方法或框架遵循并不总是允许与项目无关的工作空间的刚性结构。

在上班时,你并不总是从计划开始。有时你甚至没有明确的截止日期或时间框架。项目管理虽然总是需要结构化规划。这意味着您已经清除了一段明确的截止日期,预算限制,活动列表,记录的计划和资源,这些计划和资源从一开始就预定出来。

工作管理软件为您提供自由,只需一个单独的任务,就会工作,并及时开发它,如果需要更多的步骤才能完成。每天回答电子邮件,发送发票或购买新的办公用品永远不会成为一个项目。

工作管理软件应该更容易使用并具有更平滑的学习曲线。但是,实际上,像这样的高级工具有许多不同的功能,可以使其比简单的PM软件更难以使用。比较他们在这个意义上可能不是决定两者的哪种工具适合您的最佳方式。

工作管理软件福利

我们已经提到了Work Management Tools如何重新配置​​各种模块和功能,因此,自然地,其优势既是通用和特征的。

事实上,它的主要优势只是这些:你不再需要多个不同的工具和废旧钱付钱给他们,因为你只是购买一个解决方案而不是3-5个不同的工具。

但是在项目外部和项目外工作时,这些功能的扩展好处是什么?

  • 余额时间表 –例如,除了项目之外,资源调度程序可以提供更好的透明度和对团队的计划的可见性。这样,您可以将每个团队成员分配给新任务,并仍然保持工作负载平衡。
  • 保持对你的时间的控制 –跟踪您的时间在非项目工作中,除了您的常规项目,您可以更加富有成效和自我意识,使您的努力变得更好的时间估计,并使您的团队保持对他们的工作负责。
  • 跟踪你的工作 –为所有任务创建报告允许您监控工作进度,点问题和与客户或其他利益相关者共享更新。
  • 组织任务 –然后有任务管理。我不能压力足够的结构,在您正在进行多个项目时,具有结构化任务列表有多重要。甚至更多,所以当你有额外的非项目任务只是尖叫着你的注意。大多数工作管理工具具有额外的功能,可以帮助您对每个任务中的每个任务进行优先级,跟踪和协作,因此无需重新完成。
  • 可视化您的工作流程 –如果您不是详细活动列表的粉丝,您会很高兴地发现某些工作管理平台提供了Kanban Loards,以便您通过不同的工作流程阶段为您分段和可视化您的所有职责。只需将它们拖放到相应的阶段即可使用简单的拖放,您都完成了。
  • 有效合作 –也许最大的利益将所有其他人共同绑定在一起是在多个项目和任务中自由协作的能力。无论是共享文件还是只是留下评论,以提供反馈,工作管理应用程序会扩展到项目之外的协作机会。

在一般水平上,选择工作管理软件支持特定工具,让我们说一个 任务管理 或者 时间跟踪 一个,将改善如何解决您的任务,并帮助您满足您的客户要求这些与任务,项目,时间,成本或其他任何东西有关。

您的整个工作过程将改进,允许管理人员了解如何在整个公司中分发,而不仅仅是在项目中或团队级别。隐含地,这增加了您的工作效率和生产力,因此您可以提供更高质量的结果。

谁是谁?

想想你的日常工作。它专门从项目为基础吗?它主要关注非项目任务吗?或者是这两个的混合物吗?

总体而言,工作管理软件是定期拥有其他非项目活动的基于项目的业务的完美解决方案。但是,如果您只使用项目,请选择PM软件,而是足够。

继续前进,优先考虑您的需求,一般和特定。你是一小时支付的吗?选择工具 员工时间跟踪软件 这对它的时钟软件有了高点评。您只使用软件进行协作吗?旨在强大的沟通和共享功能。不止一个人会在单一任务上工作吗?确保您有多用户分配。

如果您不知道从哪里开始,请看看您已经使用的工具。查看您的团队正在使用的功能,从未使用过的功能。另外,问问自己:你真的需要一个额外的工具吗?如果您只需要在几个非项目任务上工作并记录您的工作时间,则具有时间跟踪功能或集成的任务管理工具可能足够。但是,如果您已经同时进行了多种任务,项目,预算,时间表和资源,您将您想要切换到一个解决方案,该解决方案在单个平台下重新配置所有内容。

最后,考虑你的团队的规模。作为A. 个人,您只需要一个简单的工具来帮助您对任务进行排序,跟踪您的时间,并定期发送发票。那里有几个项目管理和工作管理选项是免费的,所以除非你正在寻找更多的力量,否则你不必投资太多。

为一个 小团队 虽然,您必须通过其他因素来选择工具。再次,如果您的团队主要在预定方法,方法或框架内的项目上工作,则项目管理工具很好。

当您拥有项目和非项目职责以及几个不同的团队跨越多个任务时,工作管理软件更适合。

你添加更多的那一刻 团队,部门,也许甚至是公司分支机构 对于您的业务,您肯定需要一个工作管理工具。

工作管理如何在Paymo中完成

现在你知道工作管理软件是什么以及它如何帮助您,让我们看一下真正的案例场景。 Paymo.. 不仅仅是一个项目管理软件,是一个定期努力工作的团队(以及自由职业者)的理想选择,但在项目的环境之外有额外的工作。

以下是使用Paymo管理您的工作所需的所有步骤:

设置内部项目

通过设置内部,不可结算的项目开始。这是您稍后会添加所有非项目相关活动的地方。

是的,您仍然必须将客户联系到它,但这一次将成为您自己的公司。只记得在下面添加它 客户 模块。将此项目命名为“内部活动”或“管理任务”,并将其用于特定任务组(任务列表),如“会计”,“电子邮件”,“会议”或“团队培训”。

毕竟,如果是的话 项目 模块包含常规结构化项目和内部–这是工作管理软件背后的整个想法。

为了更好地区分它们,创建新的项目状态 公司设置 (见下文),并以不同的状态标记每个项目。与您仍然等待客户批准的项目或“内部”的项目一样,或“持续”。然后,您可以在它们之后过滤项目以提高可见性。

项目状态

在Paymo中建立独特的项目状态

自定义您的工作流程

接下来,您将被要求选择选择现有的工作流程。

工作流是一组任务状态,指示任务如何从创建中发展到完成之前。一个可视化过程,如果您愿意,专注于实际工作的运动。

Paymo..中的默认工作流包含三个状态:要做– IN PROGRESS – COMPLETE:

工作管理的默认工作流程

Paymo.中的默认工作流程

这个拥有一个非常简单的结构来让你开始,但我们鼓励您设置自己的自定义工作流程。通过它们,您将能够发现瓶颈并在一个单一阶段或用户下放置的任务时,防止进一步的错误。

清楚地在任何工作管理流程开始时定义您的工作流程,并自定义它以处理您自己的需求。创造自己的,前往 公司设置 -> 工作流程。根据需要添加尽可能多的状态,以具有独特的名称和颜色,以更好地区分它们。

要查看不同团队如何在Paymo应用自己的工作流程的示例,请查看我们的 详细的Kanban董事会示例清单.

请注意,您从中制作的任何更改 公司设置 将适用于您的现场项目。

创建和管理您的任务

任何工作管理软件都应该带有高级任务管理模块。根据您自己的工作风格,有几种不同的组织和可视化任务方式:

  • 待办事项列表 –对于简单的任务,彼此排队,只有必要的细节(分配的用户,截止日期,任务优先级)
在工作管理软件中进行清单

待办事项列表

  • 详细任务列表 –帮助您处理复杂的工作,同时涉及多个团队成员或资源。
工作管理任务列表

详细任务列表

  • 卡班 boards –用于获取一个项目的鸟瞰图的可视化工具,以便您可以轻松地将活动从一个工作流阶段移动到另一个工作流程。
卡班工作

卡班董事会

谈到工作管理时,您需要在更大的规模上使用组织方法,包括您的常规项目和您的非项目管理工作。幸运的是,Paymo's 首页 模块允许您通过3次浏览次数将您和您的团队的活动查看到整个公司中:

  1. 简单的观点 –按优先级/截止日期/项目分组的所有活动的待办事项列表格式。
  2. 表视图 –详细的任务列表展示了其他任务信息,如计费类型,估计预算和跟踪时间,如电子表格格式。
  3. 董事会视图 –Meta Kanban Board,显示用户或工作流程分组的所有项目(外部和内部)的所有任务。
Metakanban查看所有工作管理活动

Paymo..’S Meta Kanban概述了所有项目和非项目工作

每当他们开始工作时,每个用户都应该做的第一件事是检查 我的任务 区域。如果你从来没有知道要开始的任务,那么Paymo会为您提供根据依据对其进行排序的能力 项目, 截止日期, 或者 优先事项:

根据优先级排序工作

任务根据优先事项排序

显示您负责与高度可自定义过滤器配对的任务的这3种方式将帮助您重组您如何执行职责。这将使您更富有成效和高效,因此您可以专注于执行工作,而不仅仅是对其进行排序。

有关如何用Paymo有效管理您的任务的更多详细信息,请查看我们的 个人的 任务管理软件.

监控您的团队和审查工作

监督您的团队成员的活动和每个任务的状态是一个正在进行的过程。除了共同的视觉任务列表之外,还有资源调度。想到资源调度程序,好像它是一个日历,它向您展示了可以使用的时间,何时可以使用多长性和物理资源。

在Paymo,我们称之为 团队安排。此模块允许您了解您的团队是否可用2-3个更多任务,或者它们是否被派生,并发现任何当前约束以防止冲突资源。您的团队分配(即您的资源)可以以3种不同的方式查看:

  • 未完成 –预订显示为时间轴,以便您可以看到每个项目和非项目任务时计划。
未完成的视图

未完成的视图

  • 分组 项目 –根据他们所属的项目进行预订,因此您可以可视化员工计划如何相互比较。
项目订购的工作管理

按项目分组的预订

  • 分组 用户 –预订根据每个团队成员组织,因此您可以轻松防止在分配方面。绿色亮点突出显示,当某人底层时,黄色以完成整个分配,而红色的时候是红色的。
用户调度程序

预订由用户分组

看看我们的完整 创建资源计划的指南 看看如何通过将所有活动考虑在内,有效地安排您的团队。

另一种监测团队的方式是通过时间跟踪。这是因为您可以将其作为未来的参考,以创建更好的时间估计,以获得下一个职责,防止资源超额预订或欠下。

Paymo..中的时间条目可以在批量或通过Web Tight Tracker中添加,以便更方便地添加:

工作管理软件中的时间跟踪器

应用程序时间跟踪器小部件

如果您愿意跟踪浏览器之外的时间,还有一个桌面小部件,也适用于Windows,Mac和Linux。与Web计时器相比,它可以让您在批量中添加时间,并通过日常工作栏显示全天所有活动的细分:

桌面跟踪器的工作

桌面窗口小部件允许您手动跟踪时间或手动添加时间日志

所有时间条目都会自动注册 时间表 模块,因此您将看到团队成员在任​​务上花费的确切小时数和分钟。如果出现任何错误,这些可以稍后编辑,并根据您的喜好从日常,每周,每月和议程视图中查看。

项目和非项目工作的时间表

一个Web Designer的时间表,其中一个项目和非项目任务一周

以日历格式整齐地显示的时间表只能到目前为止。有关如何的详细信息’花了你的时间,从中创建一个时间报告 时间报告 module.

在Paymo中,您可以使用2种类型的时间报告,您可以创建和与客户共享:

  • 静态的 - 为特定时间框架提供当前时间表数据的快照
  • 居住 - 只要有人打开报告,就会更新新信息
想了解更多关于时间报告如何帮助您的信息吗?看看这一点 福利清单.

如果您经常兼顾几个不同的任务,请同时处理项目和其他非项目工作,或者只是始终忘记启动您的计时器,请尝试自动时间跟踪。这个 时间跟踪列表 presents 无论是在Web浏览器中,自动跟踪计算机上所有活动的工具。这意味着您将不再需要启动和阻止您正在进行的每项任务的计时器。相反,该软件将为您执行此操作,并根据您设置的规则与其相应的任务一起对此进行配对。

您还可以使用移动时间跟踪应用程序选项(Android / iOS),该选项可以脱机以适应您的需求。

提示

如果你想看到究竟是谁实时跟踪他们的工作,他们目前正在处理的任务是什么,当他们开始跟踪他们的时间时,就去 首页 -> 仪表盘 并看看活动定时器小部件。

先进的协作

协作是任何成功的工作管理过程的核心要素。 Paymo提供3种简单的方法,可以始终保持互联和更新的团队:

通知

“我没有被告知”借口不再有效。 Paymo每当对任务进行更改时提供应用程序和电子邮件通知。我们正在介入新的评论,状态更改,文件上传以及更多任务相关的详细信息。

工作管理软件通知

在应用内通知

评论

要确保所有团队都有所需的信息,请评论任务或开始项目范围的讨论线程。通过指定的评论只通知有关新任务更新的相关同事,所以您不’T垃圾邮件,并保持反馈圆圈。

文件共享

在搜索任务的文件时,可浪费大量时间。如果您正在处理项目和非项目任务的多个文件,则需要将文件存储保持连接到您的工作管理软件。

Paymo..是一种基于云的解决方案,可安全地存储您的所有文档和图像,无论您是否将它们附加到评论,任务或项目。应用内搜索功能意味着将有更少的团队成员漫无目的地通过数据库滚动,以搜索您在5个月前进行的图像。

工作文件存储

Paymo.内的工作管理文件存储

但客户呢?

除了现场和静态报告之外,您可以发送以保持客户更新,Paymo还允许您提供对客户端门户的访问权限。这让他们随时查看他们的发票和报告,因此它们不必在数百封电子邮件中搜索或者在您只需检查已发送的实时报告时,请询问您的新报表。给他们访问,只要去 客户 -> 联系人 -> 编辑 和检查 可以访问客户端门户.

把它捆绑在一起

以下是要记住的一些关键点,因此您可以在挑选下一个工具时进行明智的选择:

  • 工作管理软件是允许您计划,监控,组织,审查和报告项目和非项目活动的工具,以支持团队表现和结果。
  • 工作管理软件也可以用于项目,唯一的区别是焦点并不完全依靠项目,而是在其他类型的工作中。
  • 如果您有与您通常使用项目管理软件的普通项目相关的职责,工作管理工具是最佳选择。
  • 此解决方案提供比项目管理工具更多的灵活性,让您在项目集日期之后工作和监控您的结果,而无需任何客户,预算或其他限制。
  • 工作解决方案在一个应用下重新团聚为任务管理,通信,文件存储和共享,时间管理,资源管理和报告功能等功能。这降低了成本并帮助您在您的资源,预算和时间间隔之间保持平衡,以满足所有基于项目的职责和非项目的职责。

你一直在使用合适的软件吗?如果打算切换到工作管理软件,您可以立即尝试Paymo:

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