如何在一个地方使用视觉效果来管理项目,团队和财务

亚历山德拉科特

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亚历山德拉科特

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13 分钟

我们超出了在电子表格中项目中的数字的年龄。

多年来,已经进行了研究以更好地了解我们如何工作以及需要改进的过程,使我们更加富有成效。所有结果都导致我们要理解,本质上,我们是高度视觉的,而不是“机械土耳其人”。

人类可以在刚刚的问题中处理完整的图像 13毫秒。这证明我们是自然视觉学习者。甚至更有,这对我们的工作方式产生了巨大的影响。与图像配对文本已被证明可以帮助我们记住 65% 信息甚至3天后。

但是,这一切如何融入项目管理? -

什么是视觉项目管理?

视觉项目管理指的是您依赖视觉效果来规划项目,监控进度和分析工作的方法。

坦率地说,这可能是您喜欢您的管理人员的最方便的方式,以便完成项目,团队工作量以及您自己的职责。

除了数据可视化之外,视觉项目管理通过高度可视应用和方法将工作,团队和任务管理带到另一个级别。

你不再只是盯着图表,信息图表或时间表。但要与此信息一起工作,监控它,并保持所有调整的更改日志。一切都是实时和多个合作者来帮助。类似你将与可行的表,日历和其他基于图像的结构的。

我们不仅仅是在视觉上学习。我们也涉及符号和图像的帮助。当我们的话语不够时,我们使用故意手势,当我们觉得放大我们的句子时,我们会加入Emojis到我们的对话[或只是不知道该怎么说 - ],我们一直在创建基于GIF。

这只是为了好玩。事实是,在缺少正确的单词时,我们一直在使用图像和符号来节省时间或填补空白。

将所有这些放在一起,书面信息是可操作的,通过GANTT图表,KANBAN板,仪表板和项目管理中的其他视觉表示。

视觉项目管理适用于一个项目中涉及的所有区域和元素。即使在公司级别。从项目和团队到个人员工,任务,报告和财务。

入门管理您的第一个项目

通过项目管理,您需要额外关注您的业务目标如何与进入项目的工作,团队成员和所需的资源以及预算。

Paymo.是一支用于小型小组的工作管理软件,有助于您在所有项目中获得准确的数据,并在各时间保持分析。这一切都没有任何扭曲的信息。

要开始,你需要全面看看你负责的一切。 Paymo's 首页 模块为自己重新团聚所有项目的任务(我的任务)或整个团队(团队的任务)因此您可以在最迫切的活动中保留检查并重点关注。

Paymo.-oppo-board

主模块显示一个用户’s tasks in Paymo

根据您希望如何想象您的任务,有3个不同的任务视图。

列表显示

类似于待办事项列表,此视图使您可以快速查看最重要的任务详细信息,如描述,分配的用户,状态和优先级,因此您可以立即采取行动,并提供所有必要的指导。

视觉列表视图

列表视图与任务详细信息

表视图

允许您显示或将某些任务详细信息视为列,以提高可见性。为了方便起见,这些可以在线进一步编辑,而不是必须进入每个人来填写其细节。

表 - 视图 - 视觉上

表查看详细信息您可以编辑内联

表格视图最适合想要在视觉烧毁图上看到的项目经理或团队领导,他们的团队与任务预算中的每项任务都花了多少时间。

每个任务列表总结结束时的总估计时间和价格。如果您运行Retainer客户端,请重命名任务列表,同时考虑到所需的月份,例如3月20日。

卡班董事会

这是我对选择的看法,因为它绝对是其中最受视觉之一的观点。它基本上允许您在带列(阶段)上的电路板上的活动,并在通过项目前进时将它们拖放到另一列。

Visual-Kanban-View

所有项目的团队任务的Kanban董事会视图

卡班 方法不仅仅对于您的团队而言,他们可能会享受使用它,因为它可以节省这么多时间。一般来说,希望提前在工作中俯瞰工作和潜在瓶颈的经理是有用的。

要查看如何为自己的项目使用Kanban Boards,请查看我们的列表 动手.

这些类型的视觉项目管理工具也方便地削减了团队成员之间发送的前后电子邮件的数量。随着工作空间中的每个人都可以通过各个阶段看到项目的进展。

通过视觉项目管理软件管理项目

如果您不需要在所有桶中都有手,请首先查看所有项目如何相互堆叠,以及是否有任何红色标志您应该注意。

Paymo.'s 项目的表视图 在为其上的时间达到总时刻预算时,对每个项目的整体健康提供了一个视角。就像一个单独的项目的表视图一样,它呈现所有项目详细信息,例如已完成的任务数量,小时数或未填写的AR作为进一步显示或隐藏的列。

视觉表视图

所有公司项目的图

“但我有100个项目。”

过滤器允许您在某个情况要求时更粒度。

希望只看到一个特定客户的项目及其状态?只需通过客户端添加过滤器并选择所需的过滤器。然后点击 出口原样 button to download.

或使用更强大的组合过滤器,例如客户的项目,即您的团队在40多小时内工作。

如果您有两个或多个跨越相同或相似的时间的冗长项目,则您可能更困难地接受额外的工作,以便为其他任务赶上赶上其他任务。

投资组合甘特图表 作为维护健康项目管道的更好方法,帮助您决定您是否应该采取更多的项目或与当前的项目。

投资组合 - 甘特

投资组合甘特图表

此项目视图还显示了您为每个项目或客户花费的时间,以查看谁,理论上,带来更多金钱。基于此信息,您可以调整时间表并查看您可以在更多工作中适应的位置。

搬到个人项目水平 项目概况 通过多个小部件表示项目的健康状况。这 时间工作 窗口小部件告诉您通过刻录图或数字从项目预算中从总项目预算工作。与此同时,这是 完成任务 小部件简单地向您展示了总共的完成任务数,以及任何开放或逾期任务。

Project-ofview-Paymo

在Paymo中创建的项目的视觉详细概述

有关项目价格的完整图片,分析 unbilled AR 要了解尚未收费的任务的价值以及该项目附加的任何费用。您还可以获得一个更轻的时间表版本,您可以在几个月之间切换,看看您在此项目中跟踪的时间。 里程碑, 另一方面,提醒您即将发生的事件,以便将项目带到现实。

处理客户工作

就像您看看您的项目和工作一样,您也可以通过高度视觉方法跟踪客户需求和通信。这种视觉 客户管理 系统将在管理员工作中保存您的数小时数量,并帮助您了解您的核心客户端是谁。

Paymo.'s 客户 模块也是表格,可以过滤并导出。这 客户概述 或多或少地像客户仪表板一样,通知你他们欠你或尚未收费的金额以及整个项目所花费的时间。

客户端概述 - 视觉

Paymo.的客户概述

收到的已收款人VS. 管理者可以再次使用小部件来结束,如果您正在达到盈利能力或您的客户落后于其付款。这有助于您决定您的顶级客户是谁,无论您是否可以继续与他们一起工作,或需要为您的工作收取更多费用。

管理和使用任务

现在您对项目和客户有明确的角度,是时候开始真实的工作并专注于组织,优先考虑手头执行任务。

任务管理的这些视觉方法带来了什么是灵活性和与目标的战略对齐,以及确保您的团队有效地融合最舒适。

至于Paymo的任务视图您之前已提到以下选项:

  • 列表显示
  • 表视图
  • 卡班董事会

这次,您还可以在任务级别挖掘甘特图的各个电源。此视图有3个关键用途:

  1. 计划并按任务安排项目任务
  2. 跟踪任务持续时间,并相应地调整它们的长度
  3. 可视化任务如何通过依赖项彼此相关的方式和其他即将推出的里程碑
Visual-Gantt-Chart

项目任务的甘特图视图

看起来很复杂吗? -

除非您使用为此设计的工具,否则从头开始创建甘特图并不像它的声音那么简单。所以我们汇总了一份简短的 详细的俯视 在开始使用此方法之前,您需要知道的一切。

全部 任务依赖项约束 除此之外,有些团队丢失,因为他们只会努力维持明确的时间表并按时交付工作。

团队管理

我们不知道的是那些分配的用户的人应该在设定日期范围内估算中的数小时。

那是哪里的 队时间表 进来。具有分配用户的任务和一个开始和结束日期自动显示为时间轴上的Ghost预订。这些都是代表系统的建议,以便在安排您的团队方面挽救你宝贵的时间。什么’左图是单击它们并指定用户应在选定的日期范围内从任务估计工作的小时数。

资源调度视觉

Paymo.的团队计划程序模块

对于视觉项目管理, 团队安排 模块显示您的员工的可用性,包括谁超级预订,谁可以采取更多工作。

项目经理最终可能会看到是否存在任何类型的资源冲突,或者是否需要相应地重新调整它们。

并非所有团队成员都具有相同的输出,其中一些无法同时处理多个项目。逐渐,您将能够开发模式,并更好地了解每个团队成员可以一次解决多少个项目。

创建资源计划是一个更复杂的进程,要求您通过6个主要步骤。退房 我们调度团队的指南 对于所有的特殊性。

由于此工具与Visual Event Planner类似,您还可以使用它作为HR工具的替代品标记与任务预订的同一时间线上的假期和OOO天数。只需选择日期范围并留下类型以便于识别。这也将帮助您避免瓶颈通过向您展示您可以在一定时间段内依赖的团队成员来展示瓶颈。

您还可以在公司水平预订休假日。对于非工作日,如假期或银行假期,整个公司需要采取,转到你的 公司设置 →H.R.设置→离开日。

然后您将能够添加您已经在资源调度程序中设置的用户级休假日 用户概述 →离开计划者。

每个落入视觉资源管理类别的工具都将为您的项目和团队清晰度提供。您的管理人员将能够快速识别问题,了解他们需要重新分配工作的地方,如果有任何任务或人员落后。

跟踪用户如何在工作中花费的时间

监控时间可以帮助您设置更好的时间估计,准确规划项目进度,并防止超额预订队友。

最重要的是,如果您正在寻找透明度,那么随着时间跟踪功能的视觉项目管理系统就是您所需要的。这样的平台使您的管理人员对团队的进步有了强烈的见解,同时也允许团队成员看他们的同事正在努力。

这不仅是励志,而且对公司中的任何人来说也是很大的帮助。不了解你,但我一直希望看到我的队友正在努力,所以我能够根据他们能够审查它或照顾有关的子任务来优先考虑自己的工作。我的职责之一。

在Paymo中,您可以在批量中添加时间条目或使用IN-APP Web Timer:

Paymo.跟踪

时间跟踪器在Paymo中打开

如果您愿意在Web浏览器之外工作,您可以使用桌面小部件以批量或间隔添加时间,从而获取您的时间条目的可视刻录图,并记录您可以稍后丢弃的空闲时间。设计师也可以使用 Adobe CC集成 与Adobe应用程序一起使用,他们经常使用Premiere,Photoshop或Illustrator。使用此小部件没有空闲时间检测。如果您正在进行,请选择可用的移动应用程序(Android和iOS)。

时间日志直接录制在内部 时间表 模块。在团队级别,他们将增加工作透明度,并允许每个人一起工作平等。使用它们来看看您的团队成员在特定时期任务上花了多少小时:

视觉时间表

时间表示例

时间表提供您录制的时间的4个不同视图:日期,周,月,月和议程,以表格格式显示您的时间条目。

时间跟踪事实

管理一个远程团队,需要看看他们实时正在做什么? 主动定时器 只要他们启动定时器,也可以用来显示目前正在处理特定任务的谁。

使用这些时间表条目构建可自定义的时间报告。使用时间报告的主要好处是:

  1. 在内部–看看你的团队正在努力或衡量表现,看看你的团队是否正在达到估计。
  2. 外部–您的客户准确地获得了付款,并提供了努力的详细工作跟踪。

静态报告 可以用来分享在集合时间纪念的见解 Live Reports 在您在项目上工作时自动更新自己。无需每隔一小时向客户发送更新,因为它们可以检查它们本身以了解最新更改。

除了文本格式,paymo’S时间报告也可作为饼图和条形图出口。一个警告:它们基于所选择的第一个参数显示信息 展示& Group by 区域(在时间报告设置内),在那里您选择在时间报告和订单上显示的内容。

视觉时间报告

多个项目工作的时间报告

例如,这个饼图显示了所有项目的所有跟踪时间,所以你知道哪一个占用最多的努力:

视觉饼图

饼图显示在不同项目追踪的时间

当然还有一个 用户 概述您的员工,您将清楚地看到他们通过总工作日长以及当周开始时的预期。概述可以帮助您评估您的团队的表现,计算其工资,并打开关于促销和周转时间的对话的门。

用户概述 - 项目

用户活动概述

预订的法律休假日展示燃烧叶片的剪切图表。您的非薪资休假日不计入它,但在此注册 未付 离开地区。每月绩效小部件向您展示团队成员从他们已被分配的任务的每小时预算跟踪了多少时间,这样您就可以评估其性能。此窗口小部件允许您在过去3个月内,因此对于更准确的分析,返回时间报告,了解用户的活动及时发展方式。

用于财务方面的视觉项目管理

是的,所有这些视觉仪表板都可以节省大量时间(好处)从花费数小时拼凑不完整的分析。

该公司是 仪表盘 从财务角度来看,在您的工作流程中持有关键优先级,以了解您的公司是否正在增长或具有糟糕的付费客户。

准备呈现你的统计数据?扩大 金融 窗口小部件,然后使用Togggler放大您感兴趣的时间框架。同一小部件​​将向您向您展示有多少发票,以便确保不留下付款。

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财务小部件显示有关发票状态的信息

仪表盘 也充当您的整个业务的健康晴雨表。其他小部件将帮助您提取像迟到和临时的里程碑或计费的vs非可结算时间的重要信息,以查看您是否在管理职责中花费的时间而不是实际工作。如果余额倾斜在内部项目上的非可应款时间,您需要专注于客户收购一段时间。您还将获得未付余额数据,以查看尚未付款。这对小组的金融分析师来说真的是一个很好的替代品。

你还在发送那些简单的发票吗?

立即停止并选择可定制的发票,您可以通过WYSIWYG编辑器或更高级的HTML / CSS编辑器来定制到您自己的品牌,从竞争中脱颖而出。

估计也是如此。然后可以将这些与您的发票进行比较,看看一切吗?’检查。对于发票和估计,表格格式视图将向您展示每个人的状态(草稿,发送,发票,付费等)。

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发票显示其状态

这样你就不必反复通过电子邮件向客户发送电子邮件,以询问他们是否得到或支付发票。

这些视觉提示可帮助您衡量和维护您的业务的财务健康,因为您可以看到已发送和查看有多少发票/估算。作为回报,您将在谈判付款或加速收集过程时杠杆率。

至于费用,您可以为每一个(午餐,旅行,客户会议等)添加标签,以进一步澄清和可视化已收费或未结束。 快速提示这里: 始终拿走收据的清晰照片将它们附加到费用,所以你永远不必怀疑你在哪里’当你的会计师要求他们时,让这些人放了这些。

接下来参加视觉项目管理努力的地方?

如果我设法帮助您了解视觉项目管理方法的好处,那么选择其中一个 基于云的项目管理工具 从此列表中,这是一个报告功能,现代外观,最适合您的新工作流程,并将您的团队携手共进。留在视线中有3个主要感兴趣的领域:

  • 如何及时开发项目和任务
  • 您的团队正在努力以及他们投入每项活动的时间是多少
  • 在传达项目的地位和财务事项时保持健康的客户关系

随身携带与拥有无聊表和电子表格的人分享文章,并且必须看到视觉项目管理的力量。

已经证明了图像可以让我们的生活和工作更容易,因此如何更改项目管理工作流程,使其更加视觉?

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