7个举行有效的团队会议提示

亚历山德拉科特

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亚历山德拉科特

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并非所有人都在相同程度上重视团队会议。

一些使用会议或团队会议活动,以更好地沟通并澄清误解。其他人可能会只是作为更新团队或客户在项目状态上的方式。

但是,后者真的没有专注于底线: 把事情做好 effectively.

现在唯一大问题是,并非所有项目经理和团队都有能力充分利用团队会议。

或者,他们不知道如何组织一个真正有益的人..

那么他们做了什么?

他们坚持每日或每周站立会议的日常会议以及关于其他未来会议的全常见会议。

但请记住:

团队会议应全部关于在项目截止日期,预算和质量标准中获取事项。

这意味着没有像询问你的同事的下一次旅行一样懈怠,没有迟到的开始,没有“蟋蟀”在某人分享意见后,没有领导人在整个讨论中接管,而且没有其他时间抢劫。

这不仅仅是你受影响的生产力。

仅在禁用的团队会议上每年耗尽370亿美元的浪费370亿美元。顺便说一下,这只是为美国。和会议的成本不仅仅是货币。不生产的会议可以减少工作满意度并确定更多人辞职。严重地。只是退房 这项研究参与会议和员工参与的影响.

如果你已经陷入了这个迷宫或者你只是希望让你的会议更加高效,请查看这些可行的技巧,以举行有效的团队会议:

事先定义所有会议

为了证明贵公司会议的作用,定义当您应该持有它们的时候,有多长,以及需要解决的紧急事项是多少。

您可以说明如果有目的,才会调用会议。

这确保了您将不再将您的团队带到一起,因为它是您在您的日程中计划的日常会议的时候,即使您真的没有任何讨论。

笔记

如果您使用此列表中的一个工具 项目管理工具,你可以避免某些会议。这是因为大多数项目相关的问题和查询都可以在此类工具中讨论。

或者也许您想要消除常规的站立团队会议,并坚持需要立即反馈的辩论问题。

只是取代“我昨天做了什么”,并“我今天我会做什么”你的scrum会议的部分 通信渠道 喜欢松弛。然后,有一个会议讨论项目问题如何修复。

而已。每日团队会议减少到通常的一半。

提示

创建持有项目会议的指导。一个规则可能是没有会议将超过30分钟。从讨论紧急事情开始,并留下你下次没有设法解决的东西。

让每个人都积极参与讨论

专业发展

许多问题只是因为他们没有讨论而无法解决。如果不是通过让你的团队成员带来的话,你将如何找到一个问题?

为了让每个人都订婚,均匀地传播你的问题,让整个团队回答它们。这保证所有员工至少要说几次。改变问题及其时间以获得更多参与。

知道他们可以随时解决问题,使员工更有可能 积极倾听 并参加团队会议。

鼓励人们提出问题并听到声音。拥有每一位成员贡献会议将使他们感到更有价值并提高他们的责任。

笔记

如果您正在使用视频会议工具,请确保没有人具有技术问题。员工可以用它作为关闭他们的相机,并且在谈话中不那么活跃。

不要让一个人接管团队会议的整个时间

没有人愿意坐在团队会议上,在那里只有一个人说话。主要是因为你将通过他们睡着了半身。

虽然对辅导员的需求至关重要,但对主题进行会议,但这个人不应该接管整个讨论。

如果人们留下了几十个未答复的问题和不明确的职责,那么你就是错的。

相反,作为会议组织者,您的主要作用是指导每个人都通过讨论,以便每个人都可以为一个问题带来有价值的反馈和解决方案。

为每个团队会议设置一个清晰的目标

如果他们知道它将成为一项富有成效的人,人们更有可能参加会议。为了确保这一点,可以设置一个清晰的目标或持有它的理由。

您的会议的目的可以帮助下周的任务,一个未来的新闻通讯,一个新的网站设计,让您的开发人员的反馈来解决迫在眉睫的错误,或其他可操作的目标。

为了让一切组织,创建一个团队会议议程。本文档包含在其外观之后订购的所有讨论点,并在会议前发送,因此人们将有足够的时间为此做准备。

您还可以要求您的团队思考他们以后将在会议上讨论的可能主题和想法,因此在头脑风暴中没有浪费时间。

提示

在发送电子邮件时向您的团队通知您的会议时,避免模糊的主题行,如“今天的会议”或“项目会议”,并添加标签以突出会议的主题,部门和其他详细信息。示例:#budget,#marketing,#design,#sprintplanning等。

选择合适的人

现在问题是员工不能只忽视团队会议提醒。他们收到下次会议的信息。他们参加它。并且经常等待它结束。

为什么?

因为并非所有会议都意味着您的整个团队。您的营销部门可能与您呼吁修复浏览器渲染问题的紧急会议无关。

同样,如果您正在寻找快速,可操作的反馈,那么在团队会议中有太多人会议可能是一个问题。持有超过6-8人的谈话更加困难,通常证明组织者没有选择合适的团队成员进行会议。

提示

如果需要修复一个简单的问题,请不要调用整个团队。与一个或两个可以立即解决问题的员工举行一对一的会面。您还可以选择此类会议进行状态检查和进一步的反馈交换。

减少日常团队会议的数量

如果你几乎没有几个小时的工作,因为你被召唤到下一个会议,那么这是时候你降低了他们的号码。

尽管如此,您可能已经习惯了每3-4小时的团队会议。所以它可能更难以坚持新的时间表。首先放下你想要讨论并在一天结束时进行一次会议的一切。这种方式员工不必多次打断他们的工作。

提示

你也可以学习如何 优先考虑 区分需要立即关注的问题和可以推迟的问题。为此,使用诸如 艾森豪威尔决策矩阵 或者 帕累托原则.

跟进会议

直到你决定的东西都没有会议成功。

作为项目经理,您还需要在每个论点上得出结论,重申关键讨论点,并直接的未来活动,以便应用会议的结果。

提醒您的团队成员的职责,创建任务,并确保按照您在会议中所讨论的内容进行完成。

结束没有文件的讨论是一个巨大的错误,可以让会议浪费。然而,修复这个问题可以像向所有讨论的积分,未来职责,优先事项和截止日期一样容易地发送您的团队电子邮件备忘录。


现在你知道让你的团队会议组织和高效,你接下来要做什么?

通过上面的提示,看看你做的是正确的,并微调它们,以便你实际上在你的会议期间完成了事情,而不是等待时间通过。

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