如何创建利益相关者管理计划[+模板]

马塞尔山雀

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马塞尔山雀

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11 分钟

你有没有如此渴望管理一个项目,只能被梯子更高的人停止在你的曲目中?

这就是当你带着心脏领导时会发生的事情而不是项目利益相关者管理计划。一个可以帮助您确定项目利益相关者是谁–即使他们不是它的一部分–在任何兴趣冲突出现之前,如何与他们联系。

虽然没有指导,但计划变得过于复杂并反对其目的。

这就是为什么我们开发了一个简单的一个简单的一个,只有4个阶段(和模板要下载)如何在如何赢得人们,无论您如何对项目管理或项目管理如何 领导 一般来说。让我们看看它是什么。

阶段#1:创建利益相关方寄存器

作为名称,项目利益相关者是项目中直接股份的项目。项目赞助商,经理,团队成员(您组织内的人员,谁金融,监督和执行项目),其次是分包商和客户(组织以外的人员)。

列表不完整。受项目结果间接影响的人–无论是正面还是负面的方式–也是本集团的一部分。就像需要了解新产品的支持团队,以便在任何错误的情况下对其进行故障排除。

但是,只有这些广泛的类别存在,它就会是天真的。在某些情况下,项目利益攸关方可能由中间人代表(如住宿或建筑项目),甚至在最初的开球会议上介绍。

要确保您没有人留下,请运行以下利益相关方分析:

地图项目利益相关者

作为经验的规则,从 项目章程 或者商业简介了解有关主要决策者及其期望的更多信息。这可能听起来太明显,但请记住,他们也在更高位置回应他人。

因此,想想所有人的权力,以批准要求,否决未来的变化,甚至在他们的工作或议程略微中断时停止项目。

附加的协议和合同中,分包商和供应商一般明确说明。您需要注意的剩下剩余的利益攸关方群体是您几乎没有控制的人:政府监管机构和您的竞争对手。

完成后,可以在可能的情况下为每个人提供名称和角色。我们并不努力创建一个完全成熟的利益相关者角色,而是一个更可关联的人,谁可以对待我们的兴趣。

分类项目利益相关者

一旦确定了所有项目利益相关者,就是时候确定他们对项目的影响程度了。由于每个人都有自己的成功定义,别无选择,只能依靠你和你的团队对批评者分开冠军的判断。

Mendelow的矩阵 是这个完美的工具,在他们持有的权力和兴趣之后对项目利益相关者进行分类:

Mendelows-Matrix.
  • 大功率– high interest:这些是主要利益相关者,如项目赞助商,他们可以帮助您获得急需的预算或招聘合适的团队成员。因为这, 密切管理它们 并在决策过程中提前涉及他们。
  • 大功率– low interest:“延迟炸弹”。当项目偏离其课程时,它们可能会有低兴趣,但这可以改变。 让他们满意,但不忙。简报和备忘录应该工作,所以他们意识到项目的总体方向。
  • 低电量– high interest:“啦啦队”。或者尽管能力较低,但仍然是人民币的项目。这使他们成为强大的盟友,所以 让他们了解情况 关于所有主要更新,并邀请他们帮助项目详细信息。
  • 低电量– low interest:不要花太多时间和他们一起度过,但仍然是 监视器这ir behavior.

密切管理, 保持满意, 留意, 和 监视器 是与每个利益相关者聘用的理想行动课程,这将在利益攸关方管理计划的下一阶段有用。但是,现在,在这一阶段还有一件事要做。

主要项目利益相关者:了解自己的真实意图

假设一个沉默的利益相关者是一个快乐的利益相关者是丧失支持的必然方法–特别是与关键利益相关者。你买不起这个,所以专注于他们对项目的看法。找出最好的方法是在个人会议期间直接问他们。

从一系列问题开始,如:

  • 他们在目前的项目中有哪些兴趣?他们是否与整体公司目标或其个人联系?
  • 成功对他们看起来像什么?
  • 更重要的是什么–时间,预算,质量,别的东西吗?
  • 有没有其他利益相关者意识到?如果是的话,你怎么能把它们带上?
  • 他们发现这个项目有什么风险?
  • 他们想要什么信息,多久,频繁,格式呢?
  • 他们希望这些报告有多详细?

Laura Barnard.,创始人 PMO策略,甚至建议让他们全部。因此问:

当项目结束时,他们希望世界看起来不同?

通过绘制与此结果相关的对话,您更接近赢得支持并被视为业务启动器的一步,而不是一个“框检查员,即只能通过任务清单移动人员”。

不要忘记记录所有利益相关者的疑虑,并留下围绕下一阶段围绕沟通的其余答案。

结果: 利益相关者分析应该结束以下 利益相关者登记.

利益相关者 - 注册
在这里下载PDF模板 或者访问这一点 谷歌表,制作副本并保存它以自己填充。
我知道’很难在埃迪墨菲周围包装你的前方是安全经理,但是现在坚持这个过程吗?

第2阶段:制定利益相关方沟通计划

利用利益相关者登记到位,您需要根据其影响程度与利益相关者合作。

通过所有项目细节淹没它们,希望他们能够保持他们想要的东西并丢弃其余的是一个常见的错误。不是每个人都应该访问某些数据。想象一下夏天实习生阅读下一个季度的预测。或者项目赞助商分析项目时间表,只发现它将延迟两个月。

为避免这种情况发生,开发一个可见和可操作的通信计划,以保证您的利益相关者的急需买入。一个识别应该了解项目进度的人,其中格式和何时。让我们看看我们已经得到了什么元素。

利益攸关方和参与行动(来自Mendelow的矩阵)

尽管利益相关者已经被映射出来,但在平原的视线中隐藏了一个重要的方面:它们也可以互相沟通。确定潜力总数 通信渠道,Shiv Shenoy来自 PM考试SmartNotes. 建议使用此公式:

总通信通道= n *(n-1)/ 2

因此,对于10个利益相关者,将有10 * 9/2 = 45个潜在的通信渠道。这不应该劝阻你,但也可以作为一个警告,即使对于较小的项目,情况也是严重的。

第二已知元素是基于门线的接合动作’S矩阵,描绘了对每个利益相关者类别的关注程度有多关注: 密切管理, 保持满意, 留意, 和 监视器.

利益相关方沟通计划仍然缺少的是 拥有者, 通信渠道, 和 频率.

识别业主

业主为整个沟通计划带来额外的可信度和透明度,指出谁负责更新每个利益相关方。在大多数情况下,它将成为项目经理。但在某些情况下,他们可以将此责任委托给其他团队成员,如 产品经理 在分享公司愿景以及项目如何支持它时。

选择正确的通信频道

并非所有通信渠道都是平等的。电子邮件或电子邮件等非正式书面通信 松弛 线程非常适合记录整体项目进度。但如果澄清所有关键利益相关者,如果有一个紧急问题,你就不会诉诸它。

因此,请考虑以下类型的通信频道:

  • –在电子邮件,备忘录,书面协议的形式手动推送到利益相关者的地方。或自动通过工作管理软件如 Paymo.,每次执行项目操作时都会发送电子邮件通知。
电子邮件通知

Paymo.中的电子邮件通知设置

  • –像这样的信息 项目管理计划,资源负载图表,以及各种报告保存在利益相关者中的中央存储中以检索它。这可以是Wiki或专​​用项目文件区的公司。
  • 交互的 –这些是集团和一对一的会议,培训会话,电话,视频通话,任何意味着直接人类触摸的东西。虽然非常适合集思广益,建立信任和解决冲突,但他们的非正式角色难以记录和追随回顾。

内部政策,非披露协议和位置也会影响您与利益相关者沟通的方式,因此选择与您自己的上下文相关的通信渠道。

设置通信频率

尽可能频繁地与利益相关者沟通是不好的建议。最多,它用无用的细节钻出它们。在最糟糕的情况下,它会使它们无法区分信号来自噪声。

你能做的是依靠Mendelow的矩阵。每天与关键利益相关者讨论,以预测任何可能的担忧,仅对主要项目里程碑介绍,并送“啦啦队”每周或双周摘要,以平息其渴望进行新的更新。

最好的方法是实际上直接问它们。你会发现一些利益攸关方更喜欢在项目结束时联系,而其他利益攸关方则尽管有较低的赌注,但需要在每一步中掌控。

结果:收集的元素应该结束以下 沟通计划.

沟通计划

*订婚行动:仔细管理/保持满意/保持知情/监视器

在这里下载PDF模板,或访问它 谷歌表 制作副本,并保存它以自己填充。

不要指望创造一次,忘了它。作为伊丽莎白哈林 女孩项目管理指南 notes:

有些人会觉得他们希望比项目组织结构更有涉及。其他人可能会收到沟通,然后不采取行动,所以准备好审查和弯曲你所做的事情,以便你有一个反馈循环,使您能够不断改进您在业务中与人们互动的方式,以获得成功的结果在每个阶段。

这将我们带到了下一阶段,了解如何监控风险利益相关者。

阶段#3:运行风险利益相关者分析

“没有人是与世隔绝的。”

这是一个古老的话说,提醒我们,没有人是自己努力的产物。可以说的是,同样的项目,依靠几个项目利益相关者及其支持来活着。

然而,并非所有人都愿意让你因为你是项目经理而来到你的方式。他们可能会微笑并在脸上同意你的意见,然后在下次地位会议上指出不必要的缺陷或改变项目要求– the 被动攻击 棒子。或者在沉默和破坏项目的情况下,因为它代表了对自己议程的威胁– the saboteurs.

捕捉他们中间项目只能收集更多的敌人。因此,您最好的防御是运行风险利益相关者分析–最好在项目开始之前–使用以下元素:

当前与所需的参与水平

Mendelow的矩阵有点太广泛,可以确定每个利益相关者的参与水平–他们是现有的或新的。

为此,Shiv Shenoy建议将利益相关者分为五个参与水平:

  • 不知道 –不知道项目及其影响
  • 抵抗的 –意识到项目影响,但抵制变革
  • 中性的 –意识到项目影响,但尚未说服
  • 支持 –意识到项目的影响和支持
  • 领导 –意识到项目影响并积极参与

然后用矩阵绘制它们 C 对于当前的参与水平和 D for the desired one.

订婚评估 - 矩阵

订婚评估矩阵

设置处理优先级

目前和期望的接合水平不足以告诉您何时与利益相关者互动。

要找到这一点,我们转向另一个用于识别故意忽视的利益相关者的工具,因为它的复杂性: 显着模型。在权力和兴趣之上(被称为“合法性”)尺寸,它还包括第三个:紧迫感。

这里的紧迫性指的是利益相关者期望他担心所涉及的程度。他们是短暂的和专注于获得快速胜利,或更多地满足公司的长期愿景吗?

如何设置优先标准取决于您。虽然我会自定义它以匹配您的优先级 工作管理软件,所以你知道在其他人之前开始工作的任务。

优先分组

Paymo.中优先考虑

笔记: 看看这些 用于组织任务的最佳项目管理工具。

列出行动点

你有没有看过着名的电视剧 数十亿?如果没有,那么图片一系列亿万富翁和检察官,他们为其他“朋友”而有利于–缺乏更好的词–为了推动他们的目标。

作为Machiavellian,因为它可能听起来,管理利益相关者或多或少相同:你需要找出什么让他们勾选。有些人可能以费用为代价而牺牲质量,而其他人可能只相信选定的内部内部人士而不是领导者。然后发挥你的优势的利益。

您已经意识到了他们的真实动机和前一阶段的担忧,所以剩下的是列出将确保其承诺的相应行动。唯一的区别是你公开概述了这些“恩惠”到整个项目团队,而不是使它们落后于闭门。

结果:到目前为止执行的风险分析应该最终进入 风险参与计划.

利益攸关方管理的风险录取计划
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阶段#4:为利益相关方管理构建反馈循环

您如何知道在计划中以前的订婚行动点是计划的吗?

最好的方法是创建一个系统,其中包含来自每个利益相关者的建议,作为未来最佳实践引用的改进日志。

在这种情况下,模板是没有用的,因此我们将提供一组DO和Notes。

做:

  • 要求按照项目管理服务的1-10规模分级,就像伊丽莎白哈尔林都建议在她的一个课程中。没有上下文,但满足的分数没有太多帮助。因此,准备记下评论和异议,以确定隐藏的模式,如利益相关者,他们反复错过每日立场。
  • 使其成为内部过程的一部分。如果你’严肃认真对待与利益相关者定期与利益相关者一起参与,然后在其绩效评估中包括得分,并使它旨在实现它。
  • 与您的利益相关者分享,您如何实现其反馈。这可以通过季度新闻通讯来完成更大的项目,或者为较小的项目进行追溯进行–所以你避免用微不足道的更新中断它们。 

别:

  • 打它们。这是你想要做的最后一件事,即使是破坏者在板上。相反,将它们的负能量放在良好用途中。例如,如果它们在您所说的一切中发现过错,请将它们分配给负责识别项目风险的团队,然后询问如何解决方法的进一步行动点。
  • 当亲自沟通更合适时,请使用电子邮件,例如解决利益冲突或澄清关键利益相关者问题。
  • 忽略供应商和承包商。它们似乎可以以比其他利益相关者的指导更少的指导方式运作,但可以从中出现(交付延误,中断)的问题比内部团队更具意想不到的。

爬梯子

反馈循环结束了利益相关者管理计划示例,这意味着您可以继续应用并在现实世界中应用。

几句话的建议。不要指望它做奇迹并保证项目结果。毕竟,像人一样的项目可以在几秒钟内改变。但是,它将其作为了解关键项目利益相关者是谁,以及何时与他们互动的方式,以及任何时间点担心谁。

所以充满信心地爬上权威的阶梯,了解你已经充分配备了保护你的项目免受任何可能的利益相关者猜测它或杀死它而没有一丝悔恨 -  

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