如何创建资源计划并在Paymo中有效地安排您的团队

马塞尔山雀

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马塞尔山雀

阅读时间

8 分钟

类别

工作管理

为团队创建资源计划可以为整个组织带来额外的清晰度。

做到很差,你的风险最终与工作过载,并强调员工。

虽然,随着Paymo,您将在任何时候都可以:

  • 看看谁对任务负责,有多长,何时
  • 检查团队和项目级别的可用性和剩余容量
  • 确定当前约束以避免资源冲突

让’s see how you can create a resource plan in Paymo with the minimum amount of effort possible.

如何安排您的团队并在Paymo中创建资源计划

1)规划任务

首先,将返回到所需的项目,并在任务列表下定义所有广泛的可交付成果。然后将它们分成较小的任务,并指定谁应该对其中一个和每个人负责。

别担心。您可以通过悬停在其上并单击“来将多个用户分配给任务” 分配给 icon, 或打开 完整的任务细节分配用户。选择所需的用户,您都设置了。

选择用户

我们将为此任务分配Chris和Paul

2)列出截止日期和任务预算

接下来,您需要估计每项任务的努力 定义完成任务所需的小时数 估计时间 field.

估计时间

我们将30小时设置为每小时任务预算

别忘了指定任务的开始和结束日期。您将杀死两只鸟,如下一种,可以确保您在客户的时间表内提供该项目,并使您的团队对一系列明确的截止日期负责。这将在此过程中稍后有用,现在保持调整。

 日期

同意3. rd. -7 TH.  2018年12月作为开始和结束日期

3)分配资源

在这一点之前,你做了什么,以便在其任务,持续时间和用户方面映射项目。

完美的!你现在准备以无忧无虑的方式安排资源。

为此,导航到菜单,然后单击 团队调度模块。您面前的内容是所有用户的列表,以及资源时间轴上显示的分配任务。

记得第2步?

如果用户已使用开始和结束日期已分配给任务,则该任务将自动显示在用户的日历中作为潜在预订–或者我们喜欢称之为“幽灵预订”。就那么简单!

幽灵预订

幽灵预订时间表

要将Ghost预订转换为真实的,请单击它,并将预先填充的菜单弹出有关用户,项目,任务和预订范围的信息。这些都基于先前步骤中添加的任务详细信息。

为您留下的是指定用户应该在此任务上工作的小时数并点击保存。

转换Ghost预订团队

指定克里斯应该在任务上工作多少小时

很酷的部分?为期一天的预订,您还可以在某人应对任务工作时指定每小时间隔。事实上,我们也要安排这样的会议。

每小时预订团队

或者每小时间隔,即他应该开始和结束任务的小时数

专家提示

如果将任务分配给用户但没有开始和结束日期,则会显示 未经核化的工作 托盘在屏幕底部。将其拉起来,然后通过资源时间轴拖放任务。

请注意,预订只能删除用户的计划。系统不知道用户应在其上工作多少小时,因此它默认设置用户的工作日长度。要修改它,请单击任务,选择 编辑预订 并调整小时/天。在任何时候,您可以将其拖回 未经核化的工作 托盘,万一你犯了一个错误。

未经核化的工作

拖&从未核化的工作托盘中删除了不定期的任务到克里斯的时间表

4)谨防容量限制

恭喜,你现在创造了一个真正的预订!

与幽灵预订的其余部分一起做到这一点,你整个星期都有一个完整的时间表。所有这些预订堆叠在哪里?

在用户的头像前面的彩色栏下面。

基于其工作日长度,该区域向用户发出用户的当前电流和剩余容量。目的是明显的着色,所以你可以一目了然地讲述资源供应而不诉诸Excel Math。

绿色的stands for underbooked, yellow for full, and red for overbooked.

用户可用性

绿色的–弱势的能力;黄色的– Full capacity; Red – Overbooked capacity

专家提示

只要在没有特定预订的情况下只查看用户的工作负载,请单击用户旁边的下拉按钮以折叠细节。您将清楚地了解您的全团队以及需要进行调整。

 工作量

每周每周的剩余容量,A.K.A资源计划

5)进行资源调整

将我们带到下一步:资源调整。

通常,有人将分配超过总容量的100%。当不同项目的多个任务相互重叠时,会发生这种情况。在规划阶段,您几乎无法注意到的事情。

例如克里斯。星期三,他预订了比平常的工作日额外的一小时。

 预测

周三克里斯的额外容量

您的工作是将其能力置于工作日长度以下,这是一种称为“资源平整”的技术。为此,请点击第一次预订,然后点击 编辑预订 减少他应该努力的工作时间。

编辑预订

我们减少了克里斯应该在Ruby Dev上工作的小时数。任务将工作量保持在8小时以​​下

您甚至可以进一步逐步并应用“资源平滑”,这是一种鼓励您以允许缓冲时间的方式减少小时数的技术,这可能用于其他活动。尽管如此,你只能做到这一点,如果你有足够的人。

工作人员缺书?

别担心。您还可以通过单击并拖动预期的日期来扩展预订。然后按照上面应用相同的液位。这将使您能够灵活地应对同一团队的几个项目,以牺牲项目持续时间为代价。

专家提示

如果预订范围与任务范围不匹配,则会弹出一个警告标志,如果您希望自动调整任务范围,则会询问您的警告标志,而无需返回计划部分。

6)考虑资源限制

您不希望您的项目停止,因为您的主要网络开发人员在严重流感后在医院(发生在我们 - )后。当有人将从办公室出局或其他不可用的工作时,提前发信号。

让’使用保罗作为一个例子。要注册假,请单击并拖动资源时间轴以添加预订。只有这次,单击预订菜单中的“休假”。

添加休假团队

为保罗添加病假

在这里,您可以选择休假类型(病假,假期,亲子等)以及休假范围,并写下任何纸张–如果人力资源需要进一步的解释。

OFF的日子将在资源时间线上显示为休假范围的对角线黄线。一个 “休息时间” 标签也将替换这些日子的用户的容量。

 休假

病假的假期如何出现在资源计划上

把它捆绑在一起

毕竟创建资源计划并不是那么难?

等等,不是那么快。

您仍然必须监控您的团队,并查看更多需求,或者如果项目开始太拥挤。

幸运的是,Paymo除了我们到目前为止看到的用户之外,还提供了两个额外的视图:

项目 –按项目分组任务预订的地方,当您希望看到单个时间表如何相互堆叠时,是理想的。或者希望为工作时间设定一定的水平。

查看项目

项目视图

未完成 –任务预订显示为时间表,而不是由用户或项目分组。当您对用户或项目容量不感兴趣时​​,这有用,但更多关于预订订单。

查看未分组

未完成的视图

您的同事们只会看到他们的日程安排,所以他们知道当他们开始当天时要关注的任务。没有所需的状态会议或电子邮件,资源时间轴上的所有内容都可用。

如果您担心未来调度资源,请知道您可以使用4种不同的时间跨度来查看当前和未来的预订。要访问它们,请单击 更多的 右上角的按钮:

  • 1天–每小时预订,以及公司所在的时间表
  • 1 & 2 weeks –要查看未来,而不挤压资源时间表
  • 4周–最大可用的最大值和最佳观看进入未来

您仍然可以使用顶部或右箭头在任何这些视图中来回移动。

日历导航

切换左侧或右箭头以在过去或将来查看资源计划

最后的想法

并非上述所有概述的步骤都适用于您。也许你更兴趣调平资源,而不是平滑它们,或者只有只适用于内置休假计划者。无论您的目标如何,务必阅读创建资源计划的完整指南,以便您获得大图片以及每个步骤如何适合其中。

剩下的是开始研究这些任务并跟踪他们的时间。结果,你’LL增加您的准时交货率并确保您获得报酬。

您可以查看基于Web的此列表 资源管理工具 这是对可以适合您团队的战略工具进行深入审查。

专家提示

要最小化数据输入,将所有现有的预订转换为时间条目。掌舵时间表模块,然后单击 添加大容量时间。选择所需的用户和一周,然后单击 从预订的进口时间 每周都有每一周上传的预订。

想要更深入地查看如何使用团队调度模块?有关更多详细信息,请观看此视频教程:

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