如何在不打开PMBOK的情况下开发项目时间表

马塞尔山雀

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马塞尔山雀

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运行一个项目可以感觉很像牧羊人的激光束:最佳混乱和随机。

如果您正在使用项目时间表而不是。一个适当的一个清楚地概述了需要完成的活动,他们的订单,所涉及的资源,完成它们需要多长时间。

与蓝图相抗以反对未来进展或可能破坏项目初始范围的风险–这是项目管理中通常发生的事情。

那么你如何制定一个简单的项目时间表,以便所有人都能理解 利益攸关方但是,同时详细说明是那些执行它的人呢?

让我们先检查理论,在第二部分中,我们将看看一个实际的例子。

项目进度步骤

当PMBok视为具有输入,工具和输出的单个进程,查看活动,序列,资源和活动时间表。这只适用于复杂和长期的项目,无监督变化可能会在一夜之间变成毛茸茸的问题。

对于更简单的,您可以在下面的信息图表中使用单个整体过程更好:

项目进度

开发自己的项目时间表的6个步骤

让我们看看每个人的一步都是什么。

1.定义工作崩溃结构(WBS)

工作崩溃结构(WBS) 是每个项目时间表的基础。它意味着将工作分解为更较小的块更容易跟踪和管理。

这在整个项目中构建了控制点,因此项目经理知道要关注的可交付成果,而客户则在返回其资金的期望方面具有清晰的画面。

通过调用的技术可以定义WBS 分解,基本上剥离像洋葱这样的结构以露出​​以下层:

工作包 代表WBS内最小的工作单位。它们彼此相关并贡献到实际完成可交付。就像“建造基础”是为了勃起一所房子。

活动,这是在路上, 拼出完成工作包所需的努力。 默认情况下,每个人都应该有一个描述来定义工作范围,以及附加属性–与分配,持续时间,成本和依赖的资源一样–稍后将在项目时间表中指定。所以现在坚持任务描述。

里程碑,U.nlike活动,没有持续时间仍然与它们保持同一级别。 它们在项目生命周期中代表了一个重大事件,可以是强制性的,说客户统计的故事板或可选的故事板,如测试阶段,如您所指出的特征部署是一个很好的做法。

2.序列活动

一旦确定了所有活动,就是排序它们的时候了。

在这样做之前,请记住每个活动都需要具有前身(除了第一个标记项目的开头)和继承人(最后一个标记项目结束)之外的前身之外。里程碑也是如此。还考虑了某些逻辑约束,以防止某些活动发生在其他人之前发生。例如,您无法在与客户交会之前无法在项目中工作,以便首先找出他们的要求。

据说,您可以使用4种类型的依赖项:

  • 完成开始(FS) –到目前为止,这是最常见的依赖性类型,这使得前身活动必须在继承人开始之前完成。如果您不想创建一个复杂的项目计划,请用这个粘贴为您的繁重举起。
  • 完成 - 完成(FF) –在这种情况下,在前身结束之前,继承人活动无法结束。这通常意味着活动将并行运行,并在另一个完成之前将工作中的一部分交付。
  • 开始 - 开始(SS) –在这种情况下,在前任开始之前,取后活动无法启动。同样,这意味着活动将并行运行,在另一个开始之后开始工作的一部分开始。
  • 开始完成(SF) –很少用于项目管理,它意味着前任活动必须在继承人结束前开始。案件是极端的,因此避免使用它以稍后避免任何混淆。

要了解有关具有真实例子的任务依赖性的更多信息,请阅读我们的 文章.

幸运的是,你可以通过它覆盖它们 滞后和交付时间。滞后是指在前任和继承人(延迟)之间添加的时间,而换通时间是指继任者可以在其前任(重叠)上推进的时间量。

虽然当你准时紧紧地时,但在临界情境中方便,但这些调度方法应该谨慎使用。例如,延迟时间永远不应用于完成到开始(FS)依赖性,因为延迟应该在活动的持续时间内结合。否则,您将很难监控整个项目时间表并占将来的变化。

继续我们的房子示例,“为浴室设置瓷砖”,带有FS逻辑“绘画墙壁”有3天的滞后。这意味着等待在初始任务持续时间内未结合到涂料干燥,但隐藏在实际依赖项中。

笔记

没有任何前身和继任者也存在浮动活动。首先是犯规,如果他们的持续时间超过项目持续时间,它们实际上实际上能够延迟整个项目。当移交房屋钥匙时,您不会“用防火涂料涂上屋顶梁”。

3.识别资源

这里的目标是识别每个活动所需的资源类型和工作量–他们是人类,用品或材料。 

选择右边时 资源类型,不要因为纸上的好东西而愚弄。始终探讨您的团队技能,行业过程知识,以及某种工具的熟练程度,因为此步骤与您如何估计估计成本。例如,雇用缺乏经验的开发人员,并且您通过培训课程冒险将成本造成降低的风险,甚至更糟糕地雇用外部承包商,直到它们升至全速。

您还需要考虑到项目生命周期期间的可用性,包括休假日,所以您知道依赖谁。但是,有简单的应用程序,用于从此列表中调度资源 资源管理工具.

至于 工作量 必填时,这必须使用完成活动所需的小时数或物理单位。这是否需要由一个或多个资源解决是无关紧要的,并且后来可以通过a确定 资源计划.

4.估计活动持续时间

到目前为止,我们只收集了项目时间表的“成分”,而无需实际开发它。最后一步是为了估算活动持续时间,总结会让您更好地了解交付项目需要多长时间。

经典错误是假设每个资源都有100%的容量,即使对于最具项目为导向的组织,也是一个远的目标。事实上,已经证明了超过40小时/周的工作 许多科学期刊 增加心血管疾病,抑郁和饮食障碍的风险。因此,使用一些常识并占现实的70-80%,或者我应该说“人类”结果。

就实际估算过程而言,利用您以前的项目等项目的历史数据,如预算,成本和复杂性。这适用于结构中类似的项目和经验丰富的团队,但由于其准确性水平低而无法建议。

对于更精确的东西,使用 三点估计方法 这考虑了与完成结果相关的活动持续时间:

  • 最有可能的 (m) –基于当前的活动属性和资源约束
  • 乐观(o) –完成活动所需的最短时间(最佳案例方案)
  • 悲观 (P) –完成活动所需的最长时间(最坏情况情况)

最终加权公式– (O + 4M + P)/6 –将项目按时交付的项目呈现更高的可能性。

如果你到目前为止,你将所有东西都在一起,你应该结束一个 网络图 类似于下面的一个:

甘特图 - 图表

网络图

5.制定项目时间表

随着WBS,依赖关系,资源和估计,是时候开发实际的项目时间表了。有几种项目调度技术可以确保您在范围 - 时间预算三联的界限内,同时也保持质量检查。

关键路径方法

临界路径方法(CPM) 描绘完成项目所需的最短时间。它通过分析每个活动的最早和最新的开始和结束日期来进行,然后在它们之间逐步来确定选择的最佳路径– 关键路径.

尽管如此。出现在关键路径上的活动不一定是最困难或昂贵的活动。但是,如果需要更长时间才能延迟项目持续时间。

每项活动都可以有一个 float or slack,即,在不延迟实际项目或违反某些资源限制的情况下可以扩展的天数。这就是为什么CPM旨在测试项目时间表的灵活性,而不改变其基线。

计划评审技术

像CPM一样, 节目评估和审查技术(Pert) 建于网络图之上。然而,这一个是更现实的,因为它考虑了活动的加权平均持续时间而不是其实际持续时间。

它通过在与所需结果相关的最佳和最坏情况场景中称重,渲染我们在上一步中讨论的估计公式。

持续时间压缩

持续时间压缩是,您猜测它,通过隐式减少关键路径上的每个活动的持续时间来降低项目持续时间的方法。因此,您仍然可以满足您的截止日期,而不会影响项目范围。有两种常见技术:

  • 崩溃 –您在哪里带来新资源或加班费按时交付项目。虽然起初可行,但崩溃显着提高了整体项目成本和复杂性,部分原因是管理额外资源所需的努力。
崩溃项目时间表

崩溃技术

  • 快速跟踪 –您故意重叠两个连续活动,因此它们在一段时间内并行发生。尽管如此,这可能会导致返工和增加风险,迫使您为了满足截止日期而牺牲质量。
快速跟踪

快速跟踪技术

资源优化

资源优化技术考虑到资源的可用供需以及它们如何缩短项目持续时间。这里有两个常见的人:

  • 资源调整 –是指以衡量任何超额或分配资源的方式调整项目时间表。

    这通常是通过以不同的顺序重新排列的活动(如果资源负担过重),或者完全改变活动持续时间,因此只有关键资源(如果没有足够的资源)。不幸的是,这将提高关键路径的长度和总成本。
资源调整

资源调平技术

  • 资源平滑 –与前一个相反,它意味着以不超过强加资源限制的方式调整资源。

    当您无法扩展项目计划时,主要使用此技术。因此,关键路径将保持不变,这意味着活动不能延迟超过总浮动。然而,并非所有资源都可以在现实生活中“平滑”,因此很少推荐资源平滑。

资源平滑

资源平滑技术

提示:有关资源规划的更多信息,了解之间的差异 资源管理和资源调度.

6.查看项目时间表

项目时间表完成后,是时候以周期性间隔审核–一个过程,可以帮助您纠正初始基线的偏差,从长远来看最小化风险。以下是一些可供选择的审查技巧:

什么 - 如果场景 解决可能延迟项目的不同情况及其效果。这些可能是从主要延迟或承包商失业的任何东西。然后,您可以使用结果并准备应急计划以保护自己免受这些风险。

趋势分析随着其名称表明,这种技术在特定时间段内看出了项目性能,看看它是否改善或滞后。分析的一些参数是实际开始和完成日期,完成活动的百分比和剩余的项目持续时间。

关键链项目管理(CCPM) – C在对每个活动中添加缓冲时间,可以使用缓冲时间来解决突然变化来缺失资源。结果, 批判的 chain 表示具有资源调平的关键路径的改变形式。 这就是为什么这次你不希望管理剩下的浮点,而是剩余缓冲区和活动持续时间之间的区别(关键链)。

如何在Paymo开发项目时间表

PHEW,这是一系列档案,以便记住订单和技术。幸运的是,在没有失去理智的情况下,有更好的方法来开发项目时间表:通过a 项目管理软件.

这样的工具的清晰优势就是你能够绘制比笔和纸更复杂的图表。随着数据不断喂养系统,审查过程也变得更有效,因此您可以更好地提供正确的决策。

如果您需要在几个步骤中创建项目计划,那么 Paymo. 是你的合适工具。

让我们看看如何。

1.定义工作崩溃结构(WBS)

第一个要做的是映射一个项目的WBS。以下是结构的每个元素如何在Paymo中翻译:

  • 工作包→ 任务列表
  • 活动→ 任务
  • 里程碑→ 里程碑

更详细地解释它们, task lists 作为主要可交付成果,这就是为什么使用“名词动词”结构来定义它们的良好做法,因此结果很清楚。

任务列表进一步分解为 tasks,它有自己的属性,如分配的用户,开始和结束日期,以及在创建项目计划时要填写任务每小时预算。只需将鼠标悬停在任务中,您将以快速动作图标的形式访问它们。

项目时间表任务

任务结构Paymo.

良好做法是按顺序列出所有任务,其中它们将在下一步中对我们有所帮助。

另一方面,里程碑, 与任务列表直接绑定,以责任人(通常是项目经理)监视的工作包上的更多提醒。

项目任务列表

如何在paymo中添加一个里程碑

2.序列活动

此时,您应该有一个列表,其中包含其起点顺序显示的所有任务。

一个接一个地序列任务,首先,改变 列表 Gantt Chart (top right corner).

虽然不恐慌,时间线是空的,因为我们还没有任何任务持续时间。因此,现在,通过单击时间表并拖动时间轴,将每个任务持续时间设置为可能的最小单位(1天)。我们将在后面的步骤中处理实际持续时间。

为每项任务重复此问题,您应该有这样的东西:

序列活动

Gaymo的Gannt图表视图

关于图形表示的几句话:

  • 蓝色矩形 代表这一点 项目
  • 灰色矩形 代表 任务列表
  • 圆形管代表 任务 (绿色 – on track, 红色的 – off track)
  • 黄钻 代表 里程碑

好,我们现在准备好了!要在任务之间创建依赖项,请将鼠标悬停在前面的两个圆圈和结束。

如何编写项目计划

Paymo.中的任务依赖项(1)

然后根据要设置的依赖性的类型,将其与另一个任务的圈子联合起来。 Paymo支持全部四(FS,FF,SS,SF),但我要坚持受欢迎 完成 一个用于简单,对其余的相同。

汇集项目时间表

Paymo.中的任务依赖项(2)

但是说你想要“设计”和“前端开发”任务将重叠为1天。毕竟,开发人员已经可以浏览现有资产,并在最终提交之前开始编码。然后怎样呢?

幸运的是,Paymo允许您以形式设置差距时间 领先和滞后时间.

为此,请单击依赖项,然后添加负数(提前度,a.k.a.重叠时间)或正数(滞后时间,a.k.a.延迟时间)。

项目调度

Paymo.中的差距时间设置

我去了第一个选项,一个动作会将依赖从黄色到洋红色转向magenta来发出这种变化。同样,谨慎行事,因为在初始任务持续时间内不会占缓冲区和滞后,因此随着项目的发展而难以监控。

调度项目

Paymo.上涨时间

3.识别资源

在为任务分配团队成员之前,请确保首先提供。

检查剩下的时间 团队调度模块 (侧边栏菜单),就在每个头像前面。资源调度程序还占他们的休假日– the hachured areas –所以你知道谁依靠或你是否应该带来额外的资源。

创建项目时间表

Paymo.中的资源可用性栏

专家提示

如果您只想在没有他们已经预订的任务的情况下查看团队的可用性,请单击前面的下拉下拉按钮 用户 表格头(左上角)。

好吧。现在你知道这个方面,回到你的项目并从后面切换回来 甘特图 List (右上角)。然后将鼠标悬停在任务中,然后单击 分配给 图标以分配一个或多个负责任的用户。

 

安排任务

如何分配Paymo的用户

笔记

用户首先需要将用户分配给项目,因此您可以进一步将它们分配给任务。

我们这样做的原因是因为这样做比时间线要快得多,你必须双击每个任务名称来访问 完整的任务细节.

4.估计活动持续时间

使用任务和团队成员到位,下一步是单独估算任务持续时间。

回顾您过去处理的类似项目以获得初始的Ballpark图。然后使用一些常识–人们不能以100%的身份工作–与三分估计公式并行,以创造现实,可实现的估计。

完成后,将鼠标悬停在任务中,然后单击 设置日期 图标以选择完成开始和结束日期。

安排团队

如何在Paymo中设置任务日期范围

您还可以切换回甘特图并捏住任务结束以扩展或缩短它们,或者在时间轴上滑行以完全更改其持续时间。

项目时间表定义

Paymo.的任务依赖无效

注意什么?在红色中突出显示无效依赖性,因为任务“前端开发”在任务“后端开发”开始时结束– 18th December.

修复它的一种方法是添加提前期并允许它们重叠为1天。但我不想要那个。相同的资源,标记也在下次任务,所以我想将它们分开以避免混淆并给他一些休息。

在这种情况下,最好的行动方案是手动或通过以下方式转发后一项任务 自动调度功能 在下面 更多的 按钮。这 汽车 选项考虑所有领先优势和滞后时间,而 自我严格 one ignores it.

我去了 汽车 这在“设计”和“前端开发”任务之间保持了延期时间,同时将“后端开发”任务转到1天。

构建项目时间表

Paymo.中的自动调度设置

5.制定项目时间表

网络图现在完成。留下了什么是借鉴当前的资源和时间约束来完成项目的最佳路线。正如您可能猜到的那样,Paymo允许您在几秒钟内定义关键路径。

只需点击 更多的 按钮(右上角)并检查 关键路径 option.

什么是项目时间表

如何确定Paymo中的关键路径

您将看到的是完成项目的最长路径,只要您没有使用它,这会考虑领先和滞后时间 自动严格 scheduling function.

如何使用项目时间表

Paymo.项目的关键路径

在这种情况下,关键路径从“Research”开始,并以“后端开发”结束。这连链中的任务都是“critical”因为如果一个被延迟,则项目也将延迟。

6.查看项目时间表

恭喜!您刚刚创建了项目基线。良好的做法是将其作为PNG / SVG文件导出 出口原样 按钮,因此您可以将其与项目时间线的进一步更改进行比较。

当客户在重要里程碑之前需要状态更新时,此功能也证明了很有用。

使用项目时间表

如何在Paymo中导出甘特图

说到追踪可交付成果,Paymo让您有机会查看通过该工作 从总共工作 柱子。这是项目经理的额外控制点– besides milestones –实时监控项目进度。

项目时间表福利

从Paymo的Gantt Chart的总专栏工作

我没有提到的一件事是,在审查时也可以使用用于在上一步(在理论部分下的项目时间表)的技术–具体而言,资源调整。

这对团队调度模块感到可能,这些模块向您展示某人在给定的一天过度或预订。

项目时间表使用

剩余用户可用性在Paymo中

笔记

要了解如何执行适当的资源升级,请阅读我们的文章 如何在Paymo创建资源计划.

Paymo..limitations

在Paymo中创建项目时间表并不完美。这是一些将使系统防伪的东西:

  • 保存项目基线和跟踪偏差内容,不必首先导出项目时间表并使用当前项目计划手动将其进行操作。
  • 在任务结束时显示里程碑 –现在他们只是在任务列表之后显示,因为它直接绑定到它。
  • 剩余可预订的小时列 对于每个用户,因此在您面前的总可用性/周或/月/月中,更容易执行资源调整 [即将推出]  [现在有空].

把你的知识付诸实践

现在你掌握了新的知识,是时候把它付诸实践了。回顾一下您之前的一个项目,并立即绘制网络图表,您已经知道了结果。

或尝试在Paymo创建自己的虚拟一个并注册免费试用。

无论您是用钢笔和纸张定义还是使用项目管理工具这样做,创建项目计划的任务就像它一样真实。所以提高时间首先理解,然后实施它作为保护自己免受未来风险的一种方式。

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