使用项目计划软件的初学者指南

亚历山德拉科特

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亚历山德拉科特

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您最后一次丢失项目工作是什么时候,因为您没有计划未来?为了增加成功的机会,您需要一个明确的计划。不幸的是,特别是对于较小的球队,没有人仍然是常见的。

图片: 您的任务列表是永远的成长,新的团队成员每三个星期显示每三个星期,您的客户总是要求最后一刻更改。

混乱,混乱,再次混乱。真正重要的是削减它,并将真实的结果与你发现自己的杂乱相同。

这是项目规划进入的地方。项目管理实践描绘了一个逐步的过程,可以帮助您建立项目所需的一切。从设定期望创造明确的路径,以实现目标。

它是在纸上或使用项目计划软件进行更多复杂的项目(通常是a的一部分 项目管理软件),通常由一个引导 专案经理.

潮流正在转向项目规划的数字方面。根据 GetApp Lab的报告, 更多公司开始使用项目管理和规划工具 56.4%的项目经理每天使用它们。事实上,95%的项目管理从业者定期使用多个工具。

回到我们的主题,项目规划并不是要亮的东西。这就是为什么我们创建了这个完整的指南来帮助您开始使用:

最佳项目计划软件 

为贵公司选择合适的项目管理工具并不总是容易的。事实是每个工具以不同的方式工作。虽然没有完美的项目计划系统这样的事情,但每个人都为您的项目提供了重要的功能。你所要做的就是考虑自己的优先事项。

为了帮助您,这里有6个最好的 项目规划工具 you can try first:

Paymo.

 Paymo.

Paymo. 是一个项目管理工具,允许您管理您的工作和项目从开始完成,处理所有项目任务,跟踪您的时间,并同时拨打客户端。整个项目规划软件围绕项目和客户之间的切换。

要组织任务,请从一系列视图中选择以创建简单的待办事项列表,详细的任务列表,Kanban板或甘特图。利用其先进的任务管理工具,您可以根据其优先级构建您的活动,并过滤它们以准时完成工作。

您还可以选择跟踪您在每项任务上工作的时间。然后,将数据转换为详细的时间报告。您可以使用这些来实现未来的日程估算。如果沟通的问题,讨论和实时评论支持团队合作,无论项目的阶段如何。

价钱: 从9.56美元的用户/月开始的免费或付费计划。

scoro.

 scoro.

scoro. 是一个项目规划解决方案,将项目,客户端和任务管理与计费和报告合并,以实时跟踪您的性能。

与大多数项目规划工具一样,Scoro允许您在单个页面上获得任何项目的全鸟瞰图。这包括您在任务上花费的时间,发送的发票或费用是什么,发表评论,附加文件等。

如果您正在寻求安排开球会议,请从团队日历中执行此操作。这也向您展示了您的团队有时间参加会议并将其反馈与项目规划带来。

价钱: 从22美元的用户/月开始。

德布洛斯

德布洛斯

德布洛斯 是一个项目规划软件,允许您根据其优先级通过Kanban Loard,Gantt图表或列表组织您的任务,并跟踪您在每项活动上花费的时间。此外,如果您不觉得从头开始,请从几个项目模板中挑选。

此外,您还可以创建趋势报告,看看每个人都在努力以及他们的生产力水平及时如何发展。然后,根据工作区,用户和状态过滤这些报告。这有助于您确定存在的问题并防止未来的错误。

通过付费计划,您还可以访问高清视频会议(通过 飞涨 ),直接消息传递和聊天,以及语音调用工具。

价钱: 从9美元的用户/月开始的免费计划和付费计划。

Freedcamp.

Freedcamp..

Freedcamp. 是个人和商业目的的规划解决方案。因此,您是否希望组织下一个假期或工作项目,此工具可帮助您创建任务列表,Kanban板或甘特图。

如果您的任务有点复杂,请通过将主要活动划分为较小的部分来创建子组织。此外,如果您不希望您的团队的领导者查看所有任务,请使个人活动私密,因此只有您可以访问它们。

对于高级项目规划,创建带有里程碑或截止日期的日历。合作他们,以避免无尽的电子邮件,你不会跟上它。

价钱: 从用户/月的价格为2.49美元的免费和付费计划。

mavenlink.

mavenlink.

mavenlink. 是一种在线软件,将项目和投资组合管理与资源管理,会计,团队协作和商业智能相结合。

通过在Timelint通过GANTT图表上显示所有任务,该工具可帮助您在项目规划期间。这使您可以安排活动并确定它们之间的依赖关系。将所有项目计划转换为模板,因此您将重新使用它们以供未来的项目。

要更快地进行项目协作,请使用“文件”反馈选项对进行每个任务。这允许团队成员添加评论或视觉图形以指导设计过程并防止版本传输误解。

价钱: 从19美元的用户/月开始。

hit

 hit

如果您正在寻找更简单的项目规划方式,  hit 在唯一仪表板上组织项目,任务和活动。它还允许您共享文件并跟踪您在活动上的时间。

根据项目,任务或项目类型,截止日期或负责其的人组组。您的团队在获得任务时自动通知(电子邮件和应用内推送通知)并收到他们知道何时开始工作的所有必要细节。

价钱: 从5美元/月(个人用户)和20美元的用户/月(团队)开始的免费计划和支付计划。

什么是项目规划?

项目规划是第二个 项目管理阶段 遵循任何项目的启动部分。

简要介绍,项目规划将告诉您需要做些什么,谁’努力工作,团队将如何沟通,你是多么额外的资源’LL需要,何时计划完成。

由于在本规划阶段进行了各种决策,这是您不跳过这一部分的重要意义。

项目计划的典型结构(可以从一个项目略有不同)包括以下活动:

  • 建立项目的标题
  • 澄清项目的背景和背景
  • 定义项目的目标
  • 组织任务
  • 选择项目团队成员
  • 创建通信计划
  • 识别风险和计划以防止它们
  • 设置项目的计划
  • 决定项目预算
  • 选择项目的资源
  • 审查最终计划并获得利益相关者的批准

你为什么需要项目计划?

了解该做什么,如何完成任务,以及当您的截止日期所上时可能对任何项目的演变至关重要。

规划在继续工作之前,还可以保持您的团队的工作组织,帮助您在执行期间节省时间,并降低项目成本。

匆忙的规划可能会确定你错过一些重要方面。例如,通信是您可能会错过的一个项目方面。

撰写宽松的通信计划或未能建立一个可能导致团队成员犯错误。但是,首先是通信计划是什么?它是一份正式文档,其中包含有关某人可以提供的项目更新的所有详细信息,以及哪些渠道,方法和工具可用于信息传递和反馈。

通过详细和准确的计划到位,每个人都知道他们必须做的事情以及在意外错误出现的情况下遵循哪些程序。

记住

精心设计的项目管理计划可以增加您的项目成功机会。有组织的任务,角色和备份计划确保您’为几乎任何可能推迟项目的障碍准备。因此,在继续执行任务之前,请确保您创建了一个全面的项目计划。

如何从开始完成项目计划软件

从开始完成项目的最简单方法是使用在线项目规划软件。

由于其方便,您可以在一个安全系统/平台中跟踪您的项目状态和历史文档。如果您需要在存档项目上跟进或使用它们作为未来的参考。

项目规划软件通常不存在,因为它通常是完整的项目管理解决方案的一部分。这是因为当他们正在寻找解决方案时,人们必须思考。有一些专用工具,虽然您可以用来部分计划项目(例如甘特图软件)。

大多数项目经理将对一个完整的项目管理软件感兴趣,以帮助他们从开始完成项目,即使只在寻找项目规划工具也是如此。他们还在寻找互补功能,以帮助他们与其他职责,如发票,时间跟踪,报告等。这就是为什么完整的项目管理工具具有满足这些需求的功能。

那么,为什么首先使用项目规划平台?

虽然创建项目计划的软件不是强制性的,但是使用一个可以显着帮助您从开始完成项目。您将不再需要举行不必要的状态会议,批准任务,并通过电子邮件询问特定文件,作为其一部分的管理工作将是自动化的,并由系统随时提供。

想象没有使用任何用于项目规划技术。您的团队将在邮政信中获取任务,所有文件都将分散在办公室。他们必须亲自见面,以互相更新,了解他们的任务的进度,并在墙壁上绘制无穷的时间表或胶合纸以包括每个人的日程安排。那是可扩展的吗?

好消息是您可以通过工具的组合管理所有项目规划步骤。如果你从一个地方做到这一点,那就更好了。这样,您可以降低成本并确保所有数据均统一所有部门,没有误解余地。

对于一些灵感来说,看看这个 列表 项目管理工具和软件。

但是在挑选项目规划工具后,您在哪里继续前进?

请记住,你永远不应该跳过这个项目 启动阶段。这部分有助于您找出客户的目标,需求,以及您拥有合适的资源来完成项目。为此,举行了客户会议。

您只能在与客户讨论项目目标和结果后开始创建确切的项目计划。一个 项目管理计划 是一个指南,它显示了如何同时达到一般业务目标和特定项目目标的团队。

简单地说,项目管理计划需要回答以下问题:

  • 你需要做什么?
  • 你什么时候应该做一项任务?
  • 项目应该什么时候完成?
  • 项目需要多少钱?
  • 谁负责特定的任务?
  • 每个会员的职责是什么?
  • 您将使用哪种通信方法?
  • 您将如何衡量项目的状态?

在整个整个规划过程中,请记住,您需要清楚地记录和写入所需的每一步。这可以防止混淆并确保团队中的每个人都知道他们在适当的时刻所做的事情。

创建一般项目计划

在开始项目之前,建立最重要的细节,帮助您识别它:名称,ID和客户端。对于某些项目规划工具,设置其他详细信息,如工作流,计费方法,小时估计等。

项目详情

Paymo. 的项目详情

项目计划的下一步是考虑需要从项目开始完成的所有任务。创建完整的任务列表,可以组组和结构您需要执行的所有任务。

 uxtask.

Paymo. 的UX任务列表示例

作为项目经理,您需要让每个人都有关于任务计划的反馈。例如,如果您没有技术背景,请联系到软件工程师。考虑到当前资源和截止日期,他们会告诉您要发货的功能需要多长时间。否则,机会您不会知道在生产时优先考虑哪些任务。

对于这样一个和其他类型的复杂任务结构这样的流程,您可能还希望创建子任务。这些帮助您将更大的作品块分解为更小,更可怕的块,并为您的团队创建明确的结构。例如,您的一个Web开发人员可能会生病一天。与子特派团,另一个团队成员知道他的同事的任务是多少,并且可以从他们离开的地方继续迈出其他人的工作。

一种方法给你 创建子任务并更好地优先顺序您的活动正在使用任务管理软件。看看我们的 任务管理指南 了解有关如何为您制作这些工作的更多信息。

构建项目任务的最简单的文档之一是活动列表:

活动列表

简单活动列表的示例

在项目规划期间组织任务的另一种方式是通过一个详细的表,可以向您展示所有截止日期,经过时间,成本和更多:

表视图

Paymo. 的表视图

如果您正在寻找一种组织活动的视觉方法,请尝试 Kanban董事会:

Kanban项目规划

数字营销团队在Paymo中使用Kanban董事会

Kanban是一个内置于任务管理过程之上的可视任务组织工具。典型的Kanban董事会由一系列牌组成的活动,您可以从一个项目阶段移动另一个列,直到完成它们。它也可用于项目规划!

在使用项目规划软件创建计划和组织任务时,对于小型团队来解决方案,较大的组织可能希望将每个细节放在纸上。

在建立项目任务之前,请邀请整个团队参加初次会议,并借助他们对普通项目计划的见解。

对于现场团队,这很容易。所有团队成员都聚集在会议室中,并提供有关如何根据其专业知识开发该计划的反馈。

对于远程团队,它有点棘手。虽然有许多支持视频会议的工具( Skype. , 谷歌环聊, 加入我 等),让人们说话可能更加困难。

看看我们的 完整的指南要远程工作 对于更多提示和技巧。

为避免这种情况,请确保没有人进入任何技术问题。有些员工可以用它作为关闭他们的相机,并且在谈话中不那么活跃。

另外,让每个人都搞。使您的问题多样化并尝试获取整个团队以回答它们。这样,所有员工都要说出至少几次的东西。

更改问题及其时机以获得更高的效率会议。知道有人可能会在任何时候问他们一个问题使他们更有可能 积极倾听 并参加会议。

任命您的团队和分发职责

但是如果没有团队的角色和责任,你就不能拥有任务。所有项目都需要项目经理或团队负责人监督项目开发过程。

作为项目经理,你决定谁’对什么负责什么。项目规划工具有帮助您帮助您,并允许您将一个人分配给任务并跟踪他们的进度。一旦完成,他们将通过完整的详细信息通知并向任务进行通知,并有关如何完成IT的详细信息。但只有在您配备了所需信息时。

您可以通过聘请自由职业者或外部合作者外包您的才能。然后,这些新的团队成员即使它们不是贵公司的一部分,也可以加入您的虚拟工作区。

或者,利益相关者可以成为工作区的一部分。这使得它们更容易跟上项目的状态并在需要时建议更改。

每个任务应与负责它的人配对。在 Paymo. ,您可以选择谁将在任务上工作,并选择几下的项目经理:

Assign_Users.

在Paymo中分配用户

您还可以从单个视图管理所有帐户用户以查看其整体进度:

 用户

管理Paymo中的用户

选择通信方法

沟通是项目成功的关键。它从项目规划开始。有效的消息传递和协作有助于您避免在项目开发过程中删除冻结。

明确的沟通计划显示所有人的何时以及如何沟通。它还确保每个人都与最新的项目更新更新。

这里的问题是我们在会议上讨论的问题。虽然在同一位置工作的团队可以起床并接触一个人来澄清一些东西,但它对远程团队来说变得更加困难。

目前,与同事交谈的最简单方法之一是通过像虚拟工作空间 松弛 。 Slack允许您为不同的部门或随机频道创建单独的频道,以便您想要休息或分享有趣的视频。

但如果您想按时完成项目,您可能不会太懈怠太多。项目规划工具可以选择在实时对任务发表评论的选项,以保持上下文中的所有更新。

注释

关于任务的评论

如果您对项目团队中每个人的单独主题进行讨论,该怎么办?不用担心。要更新它们,请使用“讨论”选项卡:

讨论

在Paymo讨论

项目规划软件的另一个优势是您可以将文档附加到他们的任务中并将其存储在云中。这意味着即使您正在访问的情况下,您也可以从项目的虚拟工作空间中直接与任何设备的虚拟工作空间共享文档。

 文件

在Paymo中分享文件

现场团队使用这些项目规划工具,通常是远程员工所做的。所以测试几个才能看到哪些对你的团队最有效。

要选择一个选项,请了解更多有关客户需求的信息类型的更多信息,他们希望如何更新项目的状态,以及您应遵循的质量标准。

识别和防止风险

项目经理必须在没有任何帮助的情况下决定的一些事情。在这些方面 风险 :什么可能出错,如果发生了不好的事情,我们会怎么做?您可以通过集体风暴,设计思维方式或您自己的经验来识别风险,或根据以前的项目和研究。

在团队中拥有经验丰富的成员可以确保您的风险管理决策是正确的。

项目规划提示

创建风险的虚构情景,以了解它们如何影响您的项目并提出可能的处理风险的方法。

估计费用

谈到估计时,您无法准确真正使用项目计划软件。通常,项目经理使用一系列 工具和计算 确定现实估计。

用于估算成本的最常见技术是 专家的判断。通过它,项目经理使用自己的经验,专业知识和知识,以在项目管理或产品开发方面建立估计。但这不仅仅是可以提供有用建议的项目经理。任何团队成员,团队负责人或外部合作者都可以根据自己过去参与项目提供洞察力。要在同一页面上保持您的团队和估计平均,您还可以查看这些页面 项目集成管理最佳实践.

但成本估计不仅在内部级别使用。每当您想要向客户展示您的客户需要花费多少项目将花费它们时,需要它们。即使是自由职业者使用它们。

通常,估算在项目开始前向客户发送到客户端以进行批准。在这种情况下,可以在这种情况下进行哪些项目计划软件是创建估算模板并计算最终成本:

估计

薪水估计

您需要对所有资金进行合理的,并获得所有资金的利益相关者批准,因为您依赖于所有项目阶段。根据部门和优先事项除以费用,但保持您的中心目标(您在开始时选择的目标)。

创建项目计划

继续估计您的团队需要完成每个任务和整个项目的时间。确保每个人按时完成职责,设置到期日。这些都很重要,因为通常一个任务依赖于前一个并延迟一个人可以剥离整个项目。

项目规划提示

制定现实的估计,帮助您实现客户需求并维持均衡的工作环境,员工在员工之后不必工作,以便按时完成项目。

此外,请考虑从项目规划开始的任务优先级。通过在继续前进之前建立需要完成的哪些活动,您将确保没有留下任何活动,并且您将按时完成工作。

优先事项

Paymo. 中的任务优先级

你也可以使用 甘特图表 如果您想设置清除,则要调度 依赖性 在任务之间并查看这些订单需要完成。

甘特项目规划

甘特图榜样

获得准确估计的一种方法是看看以前的活动有多长。

但是,如果您之前没有跟踪时间并没有数据开始,则更加努力。 时间跟踪, 尤其 时间报告,帮助您找到经常发生的问题并改善您的工作。

看我们 员工时间跟踪软件列表 在每小时工作时的优点是什么。

别忘了与你的团队交谈,看看每个人都需要努力工作的时间。添加它全部,您已获得相当准确的时间表估算。

创建资源管理计划

资源计划应包括您的一切’重新在项目期间使用。

通常,在资源管理方面,人们也被视为资源。虽然上一节专注于选择和分配团队成员或建立通信方法,但现在关注您如何招募,培训和管理员工。

在资源计划项目规划期间应考虑的一些事情是:

  • 你是如何激励和奖励团队成员的
  • 你是否要外包人才
  • 你是如何规划培训员工
  • 在谈到员工时,团队可以面临的风险是什么(例如生病的叶子,辞职,工作安全)
  • 您将如何评估项目团队
  • 您可以计划的职业活动

为了更好地组织您的团队计划,在项目规划期间使用资源调度程序。此工具又称为团队调度程序,提供完整的顾客,其究竟谁在某个时刻工作。根据您使用的软件,它还允许您添加生病的叶子和假期休息或举办会议。

队时间表

Paymo. 中的资源调度程序

但资源管理不仅仅是人民。您需要获得和管理的其他一些物理因素是设备,技术,机械,设施,车辆,授权,地点(建筑物和土地)和原材料。

如果您在项目规划期间使用技术,您要添加的第一个资源是项目计划软件。此类软件也是存储有关其他工具和资源的所有信息的地方。它可能是一个禁心的人,但值得一提。

通过点击跳到我们推荐的项目计划工具列表 这里 .

这些资源是您需要完成每个人的工具。为此,选择 项目管理工具,甘特图,图表, Kanban董事会以及其他任何您的任务所需的东西。

笔记

获得合适的资源是不够的。您还需要考虑这些成本和使用它们所需的时间。您现在可能必须对您的财务计划和日程进行调整。

但是,首先挑选资源可以超过客户计划的预算。这意味着您仍然必须再次更改资源计划。这就是为什么它有时会更好地创建时间和预算估算,因为您选择要使用的工具。

并非所有项目规划工具都有资源管理功能。因此,解决方法是将所有资源添加到您可以附加到项目的电子表格中。

查看您的计划

在不审查它的情况下,从未完成计划。转到项目管理计划,直到每个细节都足够清晰,对您和您的团队都足够清晰。

在你已经做出决定后做出改变是正常的。重要的是,在项目规划期间,您不会产生任何大错误。

计划也可以在整个执行过程中更改。有些事情意外发生。即使您已经同意了其他别的,客户也不罕见。

不要害怕要求更多的资源,时间或金钱来帮助您完成项目并满足客户的要求。

让您的团队参与审查流程,使每个会员负责修改自己的任务。在项目规划软件的帮助下执行此操作,使您在一个平台上提供所有信息。

提供您的项目管理计划并获得批准

您可能已经让您的客户’通过向预算批准通过向预算送估计(如前所述)。但是,在获得绿灯开始工作之前,客户或利益相关者应始终仔细查看完整的项目管理计划。

为了确保客户已理解您的计划,详细介绍计划。本介绍的重点是澄清可能的问题并防止误解。

通常,批准可以简单地发送包含对所有利益相关者的计划并要求其批准的电子邮件。

此外,在批准项目管理计划时,创建其名称和日期的列表。然后,确保保存所有电子邮件以防止分歧。

关键的外卖

如果您想将项目带到成功的结束,您永远不应该忽略项目规划。

这并不意味着你必须在这个项目管理阶段度过无尽的时间和金钱。

项目规划需要什么是耐心和密切关注细节。在制定计划之前,与客户会面,以确保您了解他们的需求。此外,与您的团队讨论所有要求,以便为每项任务选择合适的人士。

切勿将您的团队留出项目计划。在计划方面,每个人都需要在规划方面带来自己的反馈,这样您就可以将所有备份替代品添加到最终项目计划。这保证了您的同事确切地知道该怎么做,无论在他们面前做了什么。

想想像复杂的地图这样的项目管理计划。它告诉您最简单的路由,还可以通过为您遵循创建替代路径来准备您面对任何风险。

下一步是什么?

实际工作开始于项目规划后开始。

虽然项目管理计划至关重要,但您在下一阶段完成大多数任务–执行。这是您将所有计划详情纳入行动的机会,并证明您的计划的实际价值。

此步骤有时会与监控配对。这是因为项目经理的主要职责是监督团队成员,并确保他们遵循该计划。

成功完成所有任务证明您的项目管理计划确实已正确构建。因此,您也可以为您未来的项目使用相同或类似的项目计划流程。

但项目经理的真正作用在于适应变革的能力。这意味着您在执行之前创建的文档可能并不总是成为项目计划最终版本的一部分。

风险有时是不可预测的。即使你计划他们。避免意外的危险或修复初始计划的一部分的问题是区分良好的项目管理者。

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