通过项目管理软件处理项目经理职责和角色

亚历山德拉科特

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亚历山德拉科特

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项目经理职位始终是团队成员之间的关键链接,使其集中在一起 责任 为了他们的工作。

无论是拥有组织任务的特定方式,提供职业建议或管理团队,每个项目经理都有一个使工作的技巧,如果更容易,至少更愉快。

除了一支专业人士,帮助他们完成项目,有项目管理软件。

对于大多数项目经理职责,软件将帮助您及时完成它们,而不是手动完成所有内容的错误。请记住,总会有一些需要人类行动和互动的活动。

如果您对项目管理没有了解或只是了解此领域及其要求,请查看我们的 成为项目经理的指南.

让我们直接看看哪些是最常见的项目经理职责,无论你的责任如何 管理风格:

常见项目经理职责

虽然您将找到特定公司的项目经理职责和角色 职位描述,共有职责所有项目经理应准备处理。

总的来说,项目经理对整个项目负责,因此如果您可以管理其他项目后职责,因此不要感到惊讶。现在,只要牢记这些可能因案例而有所不同。

我们以前跑了 超过200个联系方式的工作广告 并汇总项目经理职责的列表,大多数雇主都在寻找,帮助您快速了解您自己的内容。以下是任何项目经理将在整个不同的任何项目经理 项目阶段:

*标有蓝色的项目经理职责是您可以在项目管理软件的帮助下处理的职责

  • 协调和监控整个阶段的不同项目
  • 与外部和内部利益相关者建立和直接项目期望
  • 持有并参加客户会议
  • 与赞助商和项目管理办公室(PMO)合作
  • 设置项目的范围
  • 设计和定期更新项目文档
  • 创建一个详细的 项目管理计划
  • 激励,导师和监控团队成员
  • 促进基于责任的文化
  • 创建和扩展业务关系
  • 分配,优先级,管理项目的任务
  • 建立任务持续时间和依赖性
  • 为收入和资源需求创建有效估计
  • 与所有部门一起,确保按照项目和客户要求和质量标准完成工作
  • 建立一个有效的团队和 客户沟通 policy
  • 确保团队拥有所有必需的信息
  • 跟踪项目工作时间并保持准确的时间表
  • 确保在预定义范围内完成并审核项目任务
  • 必要时识别,报告和升级对管理的问题
  • 运行项目状态会议,每日站立和其他团队和客户会议 
  • 识别,预防和管理风险
  • 跟进项目进度,风险和机会
  • 跟踪并使用适当的方法,工具和技术进行项目的性能
  • 确保客户满意度
  • 通过KPI管理项目
  • 管理预算和发票
  • 参加主要客户联系的作用,以获取任何项目活动
  • 提出改进项目的建议
  • 举办培训和研讨会
  • 获得客户的反馈

如何使用软件来解决您的主要项目经理职责

当然,软件不可能帮助您满足您的所有职责。特别是,以人为本的责任,例如与赞助商和客户管理或指导您的团队成员的关系只能通过直接人类互动来处理。

但是,它将帮助您在整个生命周期中指导您的项目。您将在虚拟工作空间中开发项目管理计划,从规划您的活动以获得项目批准。

然后有那些特定的职责,软件可以帮助您更好地完成工作并节省您的时间。

以下是主要的项目管理软件功能,您可以用来节省行政任务的时间,并将注意力重定向到无法自动化的活动:

任务管理

任务是任何项目的基础。不可避免地,良好的软件应该具有任务管理作为其核心功能。

我们很难想象在计算机时代之前的任务管理,但让我们说一切都是用手所做的。我们正在谈论将文件存储在无尽文件夹中,绘制复杂的图表,以及使用覆盖整个墙壁的物理Kanban板或粘性笔记。

好吧,我们不必再这样做了。幸运的我们!

您仍然负责撰写项目管理计划。只有这一次,您将所有任务及其详细信息放入一个可以帮助您组织一切的软件。

看看这个 使用项目计划软件的完整指南 如果您尚未熟悉此类工具。

在Paymo中,一旦您将工作崩溃结构(WBS)放入最终形式,您可以随时切换到另一个视图,并以略有不同的目的,您可以随时切换到另一个视图。

例如,您可以使用待办事项列表来快速查看不需要太多详细信息的任务:

为项目经理职责列表

待办事项列表示例

详细的任务列表如果您有多个项目,员工,资源或项目同时计划和工作:

数字营销团队的详细任务列表

在Paymo中创建的详细任务列表

Kanban董事会 要获得所有任务和工作流程的可视概述,并轻松将活动从一个工作流阶段移动到另一个工作流程:

Kanban方法

Kanban董事会结构

软件可以帮助您根据问责制的促进文化的另一个项目经理责任之一。

通过明确的任务说明,截止日期和时间表,每个人都会确切地知道他们负责的是,谁对任务负责,甚至他们在活动上花了多少时间。简单地,所有团队成员都是对自己的工作量负责。

大多数工具在工作区内发生更改时发送通知。这涵盖了新的注释,状态更改,添加了文件等。您还可以设置截止日期警报,以确保您的团队已通知,并可以按时完成职责–即使您在6个月前创建了任务。

此外,将留下留下纸质路径,留下了团队的努力。没有人可以使用“我没有告诉那个”的原谅。

看看我们最好的团体 任务管理软件 找到解决它们的创造性技巧。

项目文件存储和组织

团队浪费了相当长的时间只是寻找任务的文件。特别是当你有几个版本的歌唱时。

在创建文件后,项目管理软件将成为您在不断更新项目文档中的坚实支持。基于云的解决方案允许您将文件附加到每个任务,甚至到您离开的评论。您还将能够将它们更新并牢固地存储在一个集中的位置。您的团队成员可以从任何地方访问它们。

这意味着少人询问照片是或浪费宝贵时间寻找两个月前的电子表格。如果你只是在使用电子邮件,这不会那么容易吗?

共享文件

将文件存储在Paymo中

团队合作

也许你拥有的最重要的项目经理职责是建立有效的沟通。不可避免地将在线和离线进行。您的选择软件将成为您需要信息的地方,但无法完全替换面对面的人类互动。还记得我对保持团队保证金的说法吗?

只需去团队成员的办公桌很容易讨论一项任务。虽然不断被工作中断,但对于您的生产力并不确定。如果没有软件就完成了这一点,那么他们将忘记您讨论的大部分事情。当他们脱离办公室时,保持队友的连接甚至更加困难 远程工作。但是,使用在线工具,您将不再被限制为物理位置 -  

通过项目管理软件,不再使用长链电子邮件,并且协作质量增加,帮助每个人在同一页面上维护团队的工作时,帮助每个人都迈向相同的项目目标。他们也会更好地了解项目在任何时间点站立的地方,卷在滚动上。

您可以在线处理的另一个项目经理职责是在您的所有部门和公司分支机构内创建伙伴关系。这确保了根据要求的要求完成工作。

消息传递,通知,任务评论和可共同的说明只是您可以使用的一些功能,以使您的团队连接到最新的项目更新。是的,这是您需要的。您可以节省大量时间来避免不必要的会议,以澄清误解或责备其他人忘记及时发送文件。

您仍然需要任务管理以保持沟通有效。这可确保团队成员在任​​务说明,评论,文件,留言板和笔记中拥有所有必要的信息。

你知道其他项目经理职责软件可以帮助吗?客户沟通和协作。当然,您不会在项目管理工具中举行会议。这就是Skype的。

但是,如果您希望以最少的努力从客户获得快速反馈,则项目管理软件是一个完美的选择。某些工具选项提供了客户端门户,也可以允许您邀请GuestS到您的工作区。客户将能够查看要分享的发票,时间报告和其他数据,以便他们可以分析它们,提出建议并批准它们。

监测

项目和团队监控是一个正在进行的过程。这是项目经理的主要责任,他们与客户签订合同,以关闭项目,并进入需要定期完成的任何更新或修复。后者更常见于产品管理。例如,在建立建立软件的计划时,您的客户可能希望在产品交付之后包含定期更新,作为合同的一部分。

因此,项目经理从项目开始关闭其关闭(有时之外)的关键责任是确保在预定义的范围和客户的要求中执行和审查项目任务。

总有派方务通知,截止日期提醒,预算警报,警告您的预算超过您的预算等等。任务批准或审查选项可以确保首先在标记为已完成之前检查每个活动。或者,您可以使用与Kanban板相关的任务状态,并在“正在进行中”和“完整”列之间具有中介“查看”状态。

或者,您可以使用 甘特图表 在视觉上追踪项目的进展并进行适当的调整。这些图表向您展示了逾期任务和逾期预算小时,可以在项目环境中导致瓶颈。它们还可以帮助您自动化和控制任务依赖性并点击任何损坏的任务依赖项。

甘特图

甘特图榜样

想进一步乘坐甘特图一步吗?

如果您管理公司的整个项目组合或者同时不断监控不同的项目,则一个投资组合GANT图表将提供所有活跃项目的鸟瞰图。这使得决定您是否可以接受另一个项目。

投资组合甘特图表职责

POSTFOLIO GANT图表在Paymo制作

时间管理

当你不得不写下或打出你的时候,你们中的一些人可能会记得一个时代 时间表.

只是为了让你了解他们在整个年内如何改变,这就是Timesheet在1885年看起来像:

时间书

Metcalfe的“成本核算系统”,1885年

现在将其与2018年使用我们的项目管理工具创建的虚拟时间表进行比较:

Paymo.中的时间表

Paymo.中的时间表示例

为了帮助您承担维护准确的日常时间表,使用具有时间跟踪器功能的项目管理软件 时间跟踪工具 automate everything.

你所要做的就是点击一个 数字秒表 (或时间跟踪器)当您开始和结束任务时。

职责时间跟踪员

Paymo.中的时间跟踪器

例如,Paymo允许您手动添加时间日志或以批量添加,以防您忘记启动计时器或想要修复跟踪工作时间的错误。所有时间条目都将自动添加到时间表区域,然后可以将其导出到时间报告中。

作为替代方案,您可以尝试自动时间跟踪选项,如paymoplus。此工具跟踪您在计算机上正在做的一切,并且您不必忘记忘记启动跟踪器或在回家后离开它。它也是您喜欢多任务处理的人的选择,同时在几个不同的项目上工作,或者只始终忘记打开和关闭时间跟踪器。

看看你的 自动时间跟踪指南 看看你如何让它为你工作。

资源管理

由于您整天都会分配,优先顺序和监督任务,您必须始终保留清晰的资源日历。有组织的资源计划可帮助您确定可用的资源以及您当前的约束是什么,这对于防止潜在资源冲突有用。

每次更改都会自动更新,只需点击几下即可轻松完成资源调平和资源平滑。

如果您之前没有创建资源计划并希望了解有关资源升级和平滑的更多信息,请查看我们的 指导 看一下你如何开始的例子。

简要介绍,资源管理功能有助于您处理三个基本项目经理职责:

  1. 在什么时候跟踪哪些团队成员负责任务,以及多长时间。
  2. 识别现有资源约束。
  3. 根据资源可用性,找出谁超级预订和底层。

作为奖励,大多数具有资源调度功能的项目管理工具都可以像HR Management软件一样工作。这意味着您可以计划整个团队的工作日,添加叶子和生病日,并保持从一个地方的工作负载持续追踪其工作量。

资源日历

Paymo.资源日历

所以你有团队在支票中,但你怎么能计划团队会议?

资源调度程序甚至您的经典日历工具甚至可以帮助您规划活动,每日站立,项目状态和回顾性会议。它还可以通过向您发送期刊提醒来确保您也记得它们。

如果您使用的软件没有会议调度程序(几乎没有),您只需为这些和颜色编码创建任务,因此它们每次都遵循类似的模式。

预算

然后,您有责任管理预算,发票,费用,估计,以及每天占用这么大的金融方面。

您可能会为您提供簿记员,但如果您是一个小型或中型代理商的项目经理,那么您就必须自己做到这一点。尽管如此,通过项目管理平台,所有这些都更容易。

为什么?由于您必须做的就是填写发票模板,请单击“发送”按钮,您完成。在Paymo中,如果您在小时后得到报酬并手动进行任何其他调整,您也可以将您的团队的时间表数据转换为发票。

然后,您的客户将自动收到发票,并能够通过PayPal和条纹等付款网关直接从发票中付款或进行电汇。您还可以在客户忘记在截止日期后支付发票后发送付款提醒。

最好的部分是系统显示您发送了哪些发票,查看和支付。这通过防止与您的客户困难相关的谈话来创造安心。您可以为您的常规客户端设置重复发票。这些将由系统发送,因此您不必再担心它们了。

项目管理解决方案,具有财务指标和预算措施,允许您为每项任务设置单位和每小时的费率。然后,该工具将为您进行数学,使您对手动计算一切的麻烦。

任何项目经理的必备技巧都会知道如何根据预算创建准确的收入和资源需求的预测。为了通过此过程支持您,在线工具允许您设置项目预算并衡量其结果。例如,在Paymo中,可以根据您的速率和工作时间的速度计算每个任务的估计价格。

估计价格场

Paymo.的估计价格领域

笔记

请注意,并非所有项目管理工具都有会计模块甚至金融指标。因此,如果这是您组织的必备,请务必事先检查。

报告

您的项目经理职责永远不会完成。您将总是有一份报告发送或kpi来衡量。通过KPI管理项目真的是一块蛋糕,当您有软件为您进行数学,并自动将数据放入抛光的图表和报告中。

许多雇主实际上预计他们的新项目经理使用适当的系统,工具和技术来了解测量项目性能的正确方法。合适的软件将帮助您在几秒钟内完成任何时间,用户或预算报告。

职责时间报告

使用Paymo创建的时间报告示例

然后,所有这些报告都可以轻松地下载或与您的客户或高管共享,只需点击几下即可。

您还可以使用过去的报告为您的下一个项目创建准确的时间和预算估计,并更好地组织您的团队的工作量。

关键的外卖

仅从人类的角度来看项目管理职业再也不够了。数以百计的其他工具,技术和方法汇集在一起​​,帮助项目经理有效地完成工作,保持他们的团队连接,并避免在过程中失去数据。

在处理项目经理职责方面没有单一的秘密。如果您刚刚开始职业生涯,您仍然有时间了解您必须掌控您的职责的项目管理技能,您需要改进的内容,以及您可以依赖软件完成工作的地方为你。

如果您正在处理缺乏团队问责制的问题,错过了截止日期,丢失文件或资源过度分配,那么也许是时候考虑使用项目管理软件进行工作。

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