什么是Kanban董事会和使用它们的规则

亚历山德拉科特

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亚历山德拉科特

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11 分钟

Kanban Board是以简单明了的方式管理项目的最实用工具之一。 Kanban可以帮助您可视化和维护您的任务和工作流,为每个项目或工作流程阶段发出潜在的瓶颈。这就是为什么他们用几个敏捷的办公室使用 偏僻的 世界各地的团队管理灵活性的任务。

通过使用KANBAN,您可以均可均可分发您最重要的任务,并消除任何浪费的活动或无用的信息。该方法可以帮助您解决您的生产力问题 视觉线索 这很容易理解你的团队。

您可以在线有许多寻呼板,可以使用来平衡资源需求。您可能已经了解其他工具,如 格雷洛 或者 Kanban工具,但您必须知道,当他们是更高级的项目管理软件的一部分时,卡班板板最有效。这些平台可以帮助您跟踪时间并与您的团队进行实时合作。

笔记:如果您正在寻找时间管理系统,可以帮助您跟踪时间或时间记录检查此项 业务时间跟踪软件.

看一眼 这些 关于如何为贵公司选择最佳项目管理软件的提示.

Kanban董事会的结构

使用这三个主要元素创建一个基本的Kanban板,是它们物理或虚拟的:

Kanban方法
  1. Board:您将任务的工作区,并通过该工作空间从开始完成后管理整个项目
  2. Lists (或列):包含一系列属于同一进度阶段的类似卡
  3. Cards:包含代表任务或与您的项目相关的想法的项目

Paymo..Kanban board

访问Kanban Loards在Paymo

Kanban董事会的团队示例

以下是您可以使用的东西板的一些示例,无论您的项目或行业如何。

我们建立了这些Kanban示例列表,以帮助您了解根据每个进度阶段如何构建任务的想法,并均匀分发它们。尝试这些板或创建自己的个性化的效率。

任务委员会用于管理和监控项目的开球会议的项目,以便将项目汇总到其关闭。在它们的结构中,您可以包括您找到与项目开发过程相关的任务。除了诸如会议和评论之类的基本情况之外,您还可以添加更多特定职责。注意如何限制每个团队成员在每个项目阶段负责的任务数量。

Kanban用于软件开发

使用Kanban董事会的软件开发团队 Paymo. 从开始完成他们的项目

在基于Kanban的项目管理中,整个团队对项目的成功负责。可以将任务分配给一个成员,或在两个或更多成员之间共享。查看所有成员分配给他们的任务并不罕见,以确保满足所有要求和标准。通过这种方式,整个过程可以帮助您提高您的团队的沟通,并澄清误解以防止未来的错误。

许多寻呼或项目管理工具,比如列表中的项目 这里,允许您与负责任务的人聊天。结果,每张卡上的反馈变为上下文。这使所有用户都告知项目更新及其进度。

UX Kanban董事会

Paymo.中的UX项目的一个例子以及团队如何分享他们的任务

Kanban工作空间也可用作文件共享系统。它们允许您存储文件(图片,视频或其他文档)并与您的团队分享。参与项目的人将始终知道正在使用哪些文件,并提供了您正在使用基于云的平台,几乎没有机会丢失这些文件。

数字营销寻呼板

一个数字营销团队,使用一个看板委员会来管理他们的任务

卡班规则

Kanban董事会首次在20世纪40年代末在丰田的工厂使用,以平衡供应的生产。工人可以通过名为“Kanban”的卡分享物资的库存水平(意思是日语中的“招牌”)。每张卡都有对写入的必要材料的要求,然后将转移到仓库中是指示进行的。这有助于团队在整个制造过程中轻松沟通。

现在,Kanban用于可视化和加速您的项目的工作流程,改善团队协作,并确定可能的障碍。但是Kanban.’S范围不受限制。您还可以找到其他独特的使用这些进度董事会的方式:要获取商业理念和目标,以创建编辑历或销售漏斗,管理您的支持系统,跟踪资源和费用等。

通过在一个屏幕上可视化您的任务,您可以识别瓶颈,未分配的任务,并一目了然地错过了截止日期。之后,您可以从董事会的工作区解决这些问题。

许多使用Kanban Boards的工具允许您与您的团队进行沟通,并管理通信SLIP-UPS。通过这样做,您将能够不断监控您的任务和团队成员的状态。

进度板可以通过管理任务数以及每个员工完成工作所需的时间来帮助您提高您的团队的生产力。他们还缩短了循环时间,并帮助您为未来项目设置准确的时间和预算。

周期时间是用于监控完成特定任务所需的总时间的主要指标从团队成员开始工作的时间,直到它完成。在此时间内包含任何延迟。

使用Kanban,您可以限制每个阶段允许的任务数量,以避免重载您的员工或将其留下无任务。同样,可以在团队成员之间进行更有效的工作负载分发,为正在进行的工作(WIP)限制。这保证每项任务将在团队继续前进之前完成,并且重点关注“正在进行”任务永远不会丢失。您还可以将任务完成为优先级以获得更好的主意工作流程。

笔记:

所有部门都可以使用Kanban Boards。营销,人力资源,销售,设计,审计和软件开发团队也可以使用这种方法来监督他们的项目的发展。

记住:

Kanban Boards不仅适用于专业团队。您也可以将它们用于您的个人日常任务。以下是您可以为个人目的创建自己的物理进步板:

您可以单独使用个人进度板,甚至可以与整个家庭一起使用。查看您可以用于跟踪您的个人任务的虚拟板的这张Kanban示例:

个人卡班董事会

一个人使用的个人卡班板

Meta Kanban董事会

如果你’d宁愿将你的卡班板拿到一个全新的水平,尝试元看板委员会。这些允许您完成整个工作的完整视图,并查看所有公司的所有任务’S在单个寻呼板上的项目。和你’LL不再需要在板之间切换以查看您的任务。 h

Meta-Kanban董事会

Meta Kanban董事会示例

设置工作流程

一旦确定了项目的阶段,您可以使用Kanban板可视化您的工作流程。

工作流程用于映射每个任务必须在完成之前通过的阶段。典型的 工作流程 包括以下三列:正在进行,完成(或完成)。但是,使用合适的工具,您还可以编辑并创建自己的Kanban工作流以符合您的项目要求。通过设置预定义的工作流程,您可以重复使用相同的进度阶段进行类似的项目。

默认工作流程

Paymo.默认的Kanban工作流程

工作流程适合将您的工作分割为必要阶段。因此,您可以添加任何适合您项目需求,行业和团队的任何东西。根据您使用的工具,您也可以使用Backlog。您可以根据他们的紧迫性和优先级创建任务的单独列表(高,平均,低)。

Kanban Board的优先工作流程

优先工作流程

另一种优先考虑任务的方法是通过颜色编码。您可以将颜色与列表和任务相关联以进行视觉优先级。例如,红色可能代表优先级的优先级的任务,它可以表示较低优先级或完成状态。优先级是可选的,但如果您有一系列依赖彼此的任务,则非常有效。在应用这些变更时,请记住遵循您的团队的指导方针。

也可以为不同的产品或服务创建列表:

不同产品寻呼板板的工作流程

Kanban工作流可用于跨多个部门协作。这些板不需要进行先进的技术知识,因此所有团队成员都可以使用,无论其技能如何。以下工作流程是在公司级别创建的,并将所有部门包含到一个单板中。

Kanban Board的工作流程

如果你r tasks require approval or testing before they are finished you can create Waiting for Approval, Waiting for Review, or Test lists.

Kanban工作流程

提示:

创建一个Kanban Board策略,以确保所有成员都遵循所创建的任务的相同指导方针,标准和结构。在他们对项目造成任何损害之前,不断优化您的董事会以帮助您的员工更快地工作,并防止长期问题。

转移到虚拟卡班板

传统的卡班板板是物理性的,使用粘性笔记放在白板上。如果您想在您的桌面上剪切粘性笔记的杂乱,您必须知道您可以选择使用虚拟进度板。

然而,项目可视化不仅仅是在董事会上放置粘滞便笺。与物理卡班板相比,虚拟允许您安全地将所有数据保存在云中。您还可以使用时间跟踪软件来衡量每个团队成员需要完成任务的时间,将其与以前的活动进行比较,并估算未来任务的类似时间。

虚拟卡班板也允许您根据您的首选标准过滤列表数据:任务名称,日期范围,负责任务负责的团队成员以及更多。通过这种方式,您只能专注于对项目当前阶段至关重要的任务和泳道。

同样,他们可以帮助您在没有所有杂乱的情况下组织工作,没有物理板将创造的。通过Kanban或项目管理软件,您可以根据您想要创建多样化的电路板,将活动从一个板移动到另一个电路板,或者存档电路板并随时回复。加上,他们’因为没有任何粘性笔记掉下来,易于错误。

经典项目管理工具可以具有刚性布局,不允许自定义。使用数字工作空间,您可以在列和任务订单,颜色,图像和名称上定制Kanban板。

记住:

进步板背后的整个想法是它们应该简单,可见和可访问。

Kanban缺点

使用Kanban Loards可以帮助您从团队中删除多任务处理。但是,它们对于更高级用户来说可能看起来很简单。由于任务很容易创建,因此可能存在项目经理对单个团队成员分配太多任务的趋势。要解决此问题,请确保您在一次每个成员可以负责的任务数量设置限制。保持板简单,尽可能少,是一个更加富有成效和明确的项目管理过程的关键。

此外,请注意将项目的状态存储在一个地方,因为它可能是有风险的。丢失访问该工具的工具,该工具提供您的Kanban Labler意味着您已丢失与您的任务分发相关的详细信息。这就是为什么建议回到您的数据并在外部来源或云中保存进度。尝试使用Kanban或项目管理软件为您的文件提供安全的云存储。

Kanban董事会的另一个缺点是,除非您设置截止日期,否则在某个任务上的工作可以在项目阶段停滞,并延迟项目的整个时间表。缺省情况下,Kanban阶段通常与时间帧相关联。这可能意味着您的任务将缺乏计时并推迟项目结束。

最后,复杂的项目涉及许多任务,阶段,人员和部门,需要一个具有高级功能的工具。尝试使用Kanban板或软件,允许您创建高级工作区结构并将其与其他项目跟踪方法相关联。

查看此Kanban示例更高级的电路板结构,并查看您是否可以为自己的项目使用它:

复杂的卡班板董事会

提示:

向您的同事询问反馈,看看如何改进Kanban板的结果,并更好地使该技术适应工作流程。看看有什么工作,什么都没有。然后,收集开发建议并测试新想法以找到最富有成效的想法。保持过时的电路板可能会导致过程中的问题,因此更新它们经常可以节省您的定时问题。

Kanban方法的替代品

除非您测试所有方法,否则您无法知道哪种方法最能做。以下是最佳Kanban替代品的三个示例,可能符合您的项目要求:

Scrum框架

Kanban Board的替代方法是Scrum板,主要用于软件开发团队。两者之间存在一些基本差异。 Scrum的重点是在时间表上,活动根据固定的时间框完成。这些被称为Sprints,通常跨越2周,将发出新项目开发的时间。另一方面,Kanban通过连续完成事件,直到项目结束,而不是时框架的驱动。

使用Kanban Board的员工可以随意提供任务。与此同时,Scrum团队必须在继续下一个任务之前等待批准。此外,Kanban团队是中立的,不需要分配的项目经理,Scrum Masters或产品所有者。

以下是Scrum任务板的基础:

甘特图表

甘特图榜样

甘特图表 用于规划,调度和监控项目的项目抵御设定时间预算。这些图表根据计划提供项目的视觉概述。这允许您查看重叠的活动和它们之间的连接。

使用这些视觉图表,您可以轻松地看到谁负责任务以及每个作业从开始完成的时间需要多长时间。 GANTT图表的直观设计允许您以最清晰的方式展示项目以了解它。其中一个棘手的零件驻留在需要持续监测,关注和根据延迟调整调整。

您可以使用此类条形图进行频繁更改的项目,因为您可以在现场快速制作这些调整。

基本任务列表

对于非常简单或个人项目,您可以始终坚持经典任务列表。在出现任何其他方法之前,这些已用于提高日常生产力方式。待办事项列表方法简化了您的工作,以便更容易遵循任务路径。

有效任务列表的秘诀在于保持简短。单个列表上的许多任务似乎太压倒了。少于20个列表项将改善您的焦点并帮助您轻松优先考虑任务。

如果你 want to avoid endless lists, write only tasks that need to be completed immediately. Emphasize present activities rather than future ones. To-Do lists are more useful if you complete each task daily.

尝试这个 1-3-5方法规则 帮助您填写待办事项列表中的所有任务。

什么是底线?

视觉项目管理仍然是控制您的项目开发和工作流程最有效的方法之一。如果您正在寻找一种方法可以一目了然地监控您的项目,并且压力较少,而Kanban Loards可能是您的合适工具。

如果你’re unsure whether they are right for your team, test this method to see if it suits your workflow. Try some of our Kanban examples and see how projects develop with increased team communication.

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