获取东西DOOK®:初学者的完整指南以及如何在Paymo中实现GTD

马塞尔山雀

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马塞尔山雀

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曾经想过每个成功人员如何通过更少的努力实现更多的东西?这是因为他们有一个让事情做的系统。

这并不令人惊讶。事实上,鉴于公司和角色和责任随时改变的速度,这是强制性的。

我们正在谈论一个适用于各级的系统(大图片和Nitty-GriTy细节),管理几个每日输入,并节省了比需要维护更多的时间和能量。

等等,这个系统甚至存在吗?你打赌!

大卫艾伦顾名而行的生产力顾问在2001年写了一个畅销书,其中他描述了如何以轻松但受控的方式处理活动的5步框架:GTD(获取东西DOOK)方法。从那时起,每一版都经受了时间的考验,培养了一个 活跃的社区 of followers.

令人印象深刻的,对吧?在跳到这一点之前,这是一个简短的一瞥,你将学到下一步:

如果您已经熟悉它,请随意跳过理论部分 看看如何在现实生活中申请GTD.

笔记: 如果您正在寻找项目时间跟踪工具,我们可以比较11 基于Web的时间跟踪软件 对于小型企业,基于核心功能,船上的过程,支持和成本。

gtd意思

GTD很短,可以让事情变得更好,这是一种简单的方法 管理和组织任务 搁在三个支柱上:

  • 在可信制的系统中收集所有不完整的活动
  • 将它们缩小到你完全控制的人,真的需要完成
  • 保持积极提醒关于这些定期审查

完成物品的前提是,我们都是健忘的生命,每天都有数千个徘徊的想法。把它放在大卫的话语中:

你的思想是为了拥有想法,而不是抱着它们。

他正在谈论短期记忆,可以坚持下去 3到5个有意义的事情 一次。那是因为它没有过去和未来的感觉,所以当你最不可能做任务时它会唠叨你。

这解释了为什么您无法忍受并侧重于您的工作,而无需担心屏幕上的通知或您的同事的外部需求(在此处收费有罪)。

适当地应用,GTD将使您的所有模糊思想变成可操作的物品。重点是释放你的思想“开放循环”,所以你可以停止记住事物并专注于更高效和创造力的东西。兴奋吗?

GTD如何工作?

在其核心,Getting Dook®是关于管理不同的清单,以处理您现在和即将到来的工作。为此,您需要通过5个步骤:

1. 捕获 所有引起你注意的活动

2. 阐明 他们的意思,以及他们该做什么

3. 组织和put them into the right lists, so that you

4. 反映 在他们身上作为你想要的选择

5. 从事 with.

让我们仔细看看每一步。

1.捕获

首先,收集你认为生活中所不完整的每项活动,所谓的“开放环”。这可能是从事工作的想法,提醒称亲戚,那个东京之旅你总是希望,你叫做。

Meme.

图像源码

工作与个人生活之间没有真正的边界。他们都在你的大脑中取得房地产空间。你的工作是捕捉每个人 进入 分离 列表s 这是“收件箱”的一部分,直到您可以决定是否是可操作的,并且您将与他们一起做。重点是尽可能少的列表,并定期清空它们。

这将我们带到下一步。

2.澄清

一旦您的收件箱都设置了,现在是时候以有条不紊的方式处理和清空它了。这要求您通过所有物品并在您到达可行的那些完全符合您的可行的人之前问自己。

这是一个简化的GTD图来帮助您:

良好的工作习惯图

GTD图

现在让我们的手弄脏并挖掘一下它的力学。

是可行的吗?

这非常简单。如果一个项目不可动作,则您有三个选项:

  • 如果你不再需要它了
  • 孵化成一个“总有一天/也许 list” or “痒夹文件 如果你可以在稍后的时间内完成关于它的事情(就像以前那样的东京旅行)
  • 保持它 “Reference list” 如果包含您需要回到的有用信息(如 史诗博客帖子 or recipe).

如果它是可行的,你需要了解它是否比它比它更复杂,而是(在资源和涉及的人方面)。

完成一步是完成吗?

最可操作的物品可以在一步完成:向客户发送电子邮件,安排预约到健身房,您可以得到它。其他人并不是那么简单,需要广泛的规划。 Getting Store®只要项目识别后者就像项目一样才能完成。

将它们添加到一个“项目列表” 现在,在没有特别的顺序。重点是有一个地方,您可以更容易查看这些复杂任务。

它需要超过2分钟吗?

继续单一步,可操作的物品,问问自己是否每次活动都需要超过2分钟才能完成?

如果答案是“否”,请立即进行。你会浪费太多时间来记录它。我们正在谈论转发电子邮件,将垃圾扔掉,这种活动。

如果答案是“是”,请跳转到委派和推迟部分。

我是合适的人吗?

您可能经常在收件箱上结束一个项目,甚至不关心您。那是因为你没有足够的知识,技能,时间,或者是可以做得更好,更快速的人。

所以只是委托它。如果您想审核它,请将其放入“等待 list”以及目前在LIMBO中的所有其他活动。

它是特定的一天还是时间?

我们终于到达了可操作的物品,有一步,需要超过2分钟完成,并分配给自己。如果他们需要在特定时间完成,你应该是你的最后一个问题?

如果他们有截止日期,他们就会更好“日历”。如果他们需要尽快完成但没有时间约束,请将它们放在上面“下一个行动 list”.

根据拍摄的事情,这些是“物理,可见的活动”,将带您走向所需的结果。它们是特定的,例如“为客户学习页面创建一个1页的线框”,因此您不必在执行任务时首先思考您的意思。

3.组织

还记得当我说GTD方法是关于列表的吗?以下是您可以对任务进行排序的方式。

为了 不可动作的物品, 你需要一个“垃圾”, “总有一天/也许 list” or “痒夹文件”, 和a “参考文献列表”.

也许具有进一步解释的人是Tickler文件,一个带有43个标签的物理文件(31标记为“31”,并标有一年中的数月,您可以为自己邮寄邮件。这是David Allen最喜欢的模拟工具,但完成了事情,但事情已经迁移到数字日期。更多关于这个 另一部分.

用于GTD的棘册文件

为了 可行的物品, 你需要一个“项目列表”, “日历”, “下一个行动 list”, 和“等待名单”.

由于您无法执行项目,只有其内部的项目,项目列表仅用为索引。进入每个项目的详细信息,计划和其他重要文件应单独保留“支持材料 列表”。这可能看起来类似于“参考 list”以上,但它更加关注,以确保您在右侧的进展“下一步行动” items.

日历应该是神圣的。在那同一天应该在这是什么。这包括:

  • 特定于时间的行动(如约会和会议)
  • 特定日的行动(具有截止日期的日常行动,但没有设定小时)
  • 特定于信息的行动(有关该做什么的详细信息,或者您应该涉及某个日期)。

这些是允许的唯一行动。约会可能会有修订,但其余的是不可谈判的。

这意味着您不再需要每天待办事项列表,因为所有其余的项目都将降落在“下一个行动 list”。请记住,这些是您必须执行的物理,可操作的提醒,以更改项目的当前状态或打开循环。要更好地组织它们,请使用上下文标记(在家,在工作,与家庭,电话,计算机上),并指定与谁以及使用的地方的位置。

4.反思

到目前为止,您应该已经有一个完整的系统来完成完成的东西。但是,让我们说实话:如果您不在频繁地和适当的级别分析它,则无法从中提取太多值。问题是多么频繁?

去你的“日历” and “Next Actions list” 每天,并根据其截止日期和背景完成。

对于列表的其余部分,请进行每周审查。这让您有足够的时间才能积聚,而无需担心微观方式。清理所有剩余的打开循环,更新所有必要的材料,并清除列表,以便下周开始新鲜。

提示

在审核阶段,您也可以使用a“Trigger list” 要查看您是否在主题中有任何潜伏的开放循环,请首先忘记在您的收件箱中添加。

5.聘用

您已正确捕获所有打开的循环,澄清并将其组织成名单,并定期审核。现在是时候实际工作了。

实际上,这是GTD方法背后的全部点是具有可信系统。

如果不确定您的优先事项,David Allen提出了三个决策过程,您可以在日常工作中融入。

A.在此刻选择行动:

  • 评估 语境 in which you are
  • 想想多少钱 时间 完成一项任务以及您剩下多少
  • 考虑到这一点 活力 完成任务以及您剩下的要程度需要多少
  • 相信你的直觉 采取基于前三个值产生最高投资回报率的决定。

B.要处理您的日常工作,您可以:

  • 做预定义的工作和cross off items on your Next Actions list
  • 在出现时工作,这意味着它比你已经计划的更重要
  • 定义工作,这是指的 澄清阶段 在里面 GTD method

C.最后一个过程依赖于从不同的角度水平取决。从上到下,你应该看看你的:

  • 生活,大局
  • 3-5年愿景
  • 1-2年的目标
  • 责任领域
  • 当前项目
  • 当前的行动 (the “下一个行动 list”)知道什么关注。

在gtd上“全部”

Phew,这是很多东西。如果你发现它太密集了,那就是因为大多数人尝试定义GTD缺乏深度,只讲了一个故事的一半。

一句话:立即不做®只完成®步骤。这就是大多数人失败的地方。他们试图编写一些松散定义的想法,而无需映射任何物理,可见的下一个操作。不要谈论审查阶段,看起来越来越像桑德拉布洛克试图用眼睛越过河流 Netflix的鸟盒。实际上,模糊和危险。

鸟盒子

图像源码

相反,为每个步骤留出时间。您可能希望在下半年中反映您的下一个行动或收集项目相关信息,因此您可以在下午与其进行互动。或者只是处理一只会议票据的手,不能再等了–由你决定。请记住:GTD系统与最薄弱的链接一样强。因此,如果您在收集物品和ACE其他部分的情况下非常糟糕,那么就会进一步泄漏。花时间练习每一步。

此外,不要考虑过多的物流,你必须管理多少个列表,笔记本和额外的小工具。这几天一切都可以数字存储在任务,项目或 工作管理工具,这是我们将接下来触摸的。

如何使用Paymo获取邮件®

尽管大卫艾伦是Tickler文件的大倡导者,但有更好的方法可以使您的列表保持最新和运行:a 工作或 项目管理软件.

这样的工具的优势就是你能做比你可以做得更复杂的事情,只需用笔和纸。更不用说可访问性水平:您只需要一台笔记本电脑和稳定的互联网连接来跳上它并富有成效。

如果您已在GTD方法上销售,那么 Paymo.. 是你的合适工具。让我们来实现如何通过每个步骤执行的真实感受,并在Paymo完成完成的东西。

1.捕获

让你“应该”,“必须”或“应该”或“应该”在某个时间点,所谓的“开放循环”进行脑倾倒。这意味着所有工作和家庭相关,大小,迫切而不是紧急,需要摆脱你的思想和进入Pay​​mo,所以你只能专注于要求您充分关注和努力的任务。

为此,去 项目 模块在菜单中并添加项目。这是你将击落所有思想的地方,所以你可能也是“收件箱”的名字。

接下来,前往 任务区域和add a task list from the 添加任务列表加 标志 在底部。 任务列表 作为应该分组在一起的任务的桶。目前,将当前一个名称为“下一个操作”,在添加更多任务列表时,您将在稍后删除。

剩下的是用任务填充列表。事实上,添加任务很容易。点击一下 添加任务 按钮,甚至更好,使用 快速添加任务 选项列出项目。一旦完成了写作部分,点击进入。由于在线编辑功能,该任务将自动保存。

快速添加GTD列表的任务

快速添加任务功能

这样做,直到排除所有打开的环路,然后你准备好继续下一步。

2.澄清

一旦所有任务到位,请按照GTD图或每个任务进行操作。

如果任务不可动作,请将悬停在其中并单击 垃圾图标 垃圾或将它移动到“总有一天/也许” or “参考文献列表”。更多在下一步中的这一点。

从GTD列表中删除任务

删除任务

但是,如果任务是可操作的,则需要一步一步,两分钟以上才能完成,请问自己是否应该参与其他人以及是否存在任何截止日期。

Paymo..允许您将多个用户分配给任务,以及设置清除开始和结束日期,以记住何时采取行动。只需悬停在一个并点击 分配用户设置日期 图标,或打开 完整的任务细节 让他们在同一个窗口下重新团结。

GTD的完整任务详细信息

Paymo..的完整任务详细信息

注意顶角的小前向灰色箭头?这是一个优先事项。它可以帮助您根据GTD的建议添加上下文到任务,这使得当您到达实际工作时可以轻松优先考虑它。

有关如何完成任务的更多背景,请使用 任务描述。在这里,您可以通过丰富的文本格式选项写下所有进一步的指令并体现它们。

学习更多关于 Paymo..的完整任务详细信息

3.组织

现在已经处理了所有任务,是时候将它们所属的地方。

Paymo...allows you to create 任务列表, 它充当类似任务的桶。为此创建一个“Someday/Maybe”, “Next Actions”, and “Trigger lists”用同样的标题。然后通过简单的拖放动作和voila重新排序任务–你的收件箱刚刚休息!

任务列表

“Next Actions” & “Someday/Maybe lists” in Inbox

对于采取多个步骤完成的任务,请创建单独的项目 项目。稍后可以将“完整任务详细信息”下拉字段从项目和任务列表下拉字段中的任务转移到相应的项目。

好消息是你可以说再见“Support Materials” and “Reference lists”由于每个项目都包含一个 文件 区域。在这里,您可以附上任何与项目相关的文档(Project Charters,Wireframes,Video,您命名为),并在需要时访问它们。这符合Getting Store Do®原则,因为您不必不断地认为某些事情丢失。

不幸的是,Paymo没有内置日历,可在特定时间举行的约会或会议。最接近的是 1天时 在里面 团队安排 模块,您可以在那里提及约会/会议应该开始和结束的时间。

队时间表

1天时间跨度  团队调度模块

4.反思

如果您不定期查看并清空,则没有任何意义。

幸运的是,Paymo向您发送有关任务级别发生的更新的应用程序和电子邮件通知,如新的评论或接近的日期。

对于项目中的任务,请使用默认工作流程在“待办事项”,“正在进行”中移动任务,以及“完整”阶段,或自定义自己的阶段并将其调整到您的流程。当您需要遵循项目进度并检查任何潜在的瓶颈时,更方便(在特定阶段积累的任务)。

学习更多关于 如何在Paymo中自定义工作流程

最好的部分?您可以为未来的类似项目保存和使用它们,并显示它们在彼此堆叠堆叠 元董事会 在下面 首页 模块。

Metakanban用于让事情完成

Meta Kanban董事会

5.聘用

我们已经到达最后一步,您应该开始参与您到目前为止处理和组织的所有任务。

为了缓解你的工作,从你的一天开始 我的任务 面积下面 首页 模块。这与类似隧道的视图类似,您可以在优先级,截止日期和项目之后从您的所有项目组合任务。您将获得的回报是一种保证感,即您只是在具有最高影响的任务上工作。

我的GTD任务

我的任务区域

您可能会认为我们忘记了一个特定的清单: “等待名单”。事实是你不再需要了,感谢 团队的任务 与之相同的地区 我的任务 地区,只有这次为整个团队。

Paymo..关于GTD的局限性

要清楚,这个系统不是100%完美。仍有一些东西仍然缺少,这将成为Paymo GTD黑色证明:

  • 独立任务 没有与项目相关联。这将使您可以轻松地与正在进行的项目并行管理您的个人生活–在同一平台上。事实上,我们正在积极考虑我们团队内的这个选项,所以保持调整 -  
  • 标签 要指定要在其中执行任务的上下文(“在Home”或“在工作”)中,所使用的工具(“电话”或“计算机”)等。目前,解决方法是在任务名称中添加一个hashtag,然后添加其上下文(例如#home,#phone,#family),因此您可以在通用搜索栏中搜索它。
  • 更新了移动应用程序 对于iOS和Android,可以访问按项目订购的任务,截止日期和优先级。 [更新] 该应用程序出来了!下载它 iOS.安卓.

现在,对你来说

虽然Getting Depth®方法享有大型粉丝底座,并经受恢复时间的考验(已经已经18年),但我不认为这是为了每个人。

对于那些新的人来说,你对此有何看法?更重要的是,你能看到自己可以使用它吗?

对于那些已经使用它的人,在将自己施加到自己的生活时,您目前面临的最大挑战是什么?

花一点时间来回答以下或我们专注的这些问题 社区论坛线程。我们非常渴望从您的体验中吸取教训,看看我们如何在这方面改善Paymo -  

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