选择最佳项目管理软件的过程

Laurentiu Bancu

写道

Laurentiu Bancu

阅读时间

5 分钟

当我们谈论最好的时,那里’s no such thing as “one size fits all” or “终极的”。最好的是那个 适合您的工作流程,真的可以帮助您完成工作.

如果您拥有一个基于小型项目的业务,您现在知道几乎不可能使用钢笔管理项目&纸张或电子表格(如果您能执行此操作,请随时在评论部分与我们分享您的方法)。它可能适用于非常简单的项目,或者在一些孤立的情况下,但一旦项目变得有点复杂并且有几个人涉及,您需要一个软件或多个应用程序的组合(继续阅读,以究竟为什么) 。

在我们前进之前,我必须揭穿一个神话:不管你尝试多么努力,你赢了’t find the “perfect”解决方案。您必须习惯于制作妥协的想法,等待丢失的功能来实现,或者为订阅提供更好的价格。您需要明智,并在您需要的情况和给您提供的内容之间找到平衡。

还有一件事:选择右PM软件并不容易。这就是许多公司或个人最终使用应用程序的原因,他们没有发现有用,并且在几个月或几周后必须更换它们。在本文中,虽然我会展示如何简化此过程… a lot!

创建一个问题和需求列表

你会问的第一个问题是“我开始在哪里?”。无论听起来多么有趣,你需要一个计划选择权利 项目管理软件。该计划不一定太复杂但是强制性的。

你会首先写下来 您的问题和需求。你了解它们的越好,可以做出更好的选择。

您在处理哪些项目?他们是短期简单的项目,还是更复杂的长期术语?有多少人参加?瓶颈在哪里?  

您的项目的复杂性是一个重要因素,因为大部分时间都与您将使用的软件的复杂性相关。并相信我,必须使用复杂的软件来实现简单的项目,反之亦然是非常令人沮丧的。

在您列入列表后,您可以想到的所有内容,通过它们的重要性来排序元素(不要错过这一步骤!)。

“Translate”问题和需要进入特征

下一个逻辑步骤是考虑要解决问题并满足您需求的功能。你可以’T虽然解决了软件的所有问题(例如,顽固的员工),所以请确保您的第一个(并考虑其他问题 解决方案)。

您现在有功能列表。根据他们解决的问题,您知道哪些是强制性的,这对具有的良好并且很好,拥有或奖金(可能在某些时候有用)。

这是一个清单看起来的方式:

项目管理功能

创建20个项目管理应用程序的列表

功能列表已准备就绪,因此您必须立即查找项目管理应用程序。好消息是那里有数百个应用程序。坏消息是,您必须将它们分类并提出最多20个应用程序,提供强制功能(以及所有或一些“良好的”功能)。

有目录可以找到PM Apps列表(卡斯特拉, G2, PM软件等)或深入评论 顶级项目管理工具.

将它们逐一带(按流行度排序/评论),检查功能页面,并查看哪一个可能是合适的。远离模糊的应用程序和那些有很多负面评论的应用程序。

或者,您可以尝试更简单的替代方案。您已经知道您需要什么,因此为什么不发送列表并要求反馈。您甚至不需要个性化电子邮件,您可以发送批量电子邮件(您需要所有的联系人电子邮件地址)。

这是一个可以使用的模板:

你好,

我的名字是[x],我正在寻找我公司的项目管理应用程序[Y]。我附上了一份文件,我们列出了我们需要的功能以及他们的重要性。请告诉我我们的解决方案提供的列表中的功能。

最好的祝福,
X


删除列表甚至更多并开始测试

在您获得至少20家公司的回复后,比较结果并选择4-5名“获奖者”。理论上,这些是可能是最合适的应用程序。

*功能的“可用性”有3个形状:本地,集成,解决方法。原住民是最好的,“解决方法”应该是最后的手段(通常它意味着完成工作的额外步骤)。

现在,有趣的部分开始了!大多数这些应用程序提供了免费试用,所以是时候让双手脏了,看看这些应用程序的能力。

*如果您的列表中的应用程序没有提供免费试用,请由您决定在列表中的下一个替换它或在测试期间支付它。

虽然试用期与APP到APP(从10到30天或更多)不同,但我的建议是将测试限制到所提供的最短的试用期。这很好几个原因:它有助于您保持专注并更快地获得结果,而无需要求试用扩展。

最好的做法是同时 用同一项目测试所有应用程序。它不能成为一个真正的项目,因为你没有时间才能完成它,但你可以模仿一个并将其快进。即使它没有易于做的事情,它也有很多好处:您和参与项目的人员将能够并行地进行比较,测试速度较少或多个数据,检查可用性,您收到的支持级别, ETC。

创建电子表格,与将使用该应用程序的每个人分享它,并鼓励他们留下反馈。与您的团队一起选择“获奖者”比选择自己更好。

定价怎么样?

我相信定价应该是最后的决定因素(除非你有一个严格的预算,你不能超过,或者在提供同一组核心功能的两个应用程序之间存在巨大的定价差异)。有时存在隐藏的成本,所以你需要了解它们。

但如果你呢’re out of time?

如果是这种情况,只需停止。推迟研究。你应该’T选择一个应用程序,仅在3-4个月内摆脱它,然后返回#1。但是,如果这是一个无法再推迟的紧急任务,那么请从中查看比较图表 oneo。这允许您通过功能和定价来过滤顶级项目管理应用程序,具体取决于您的团队规模,工作流程以及最重要的功能。

关键的外卖

  • 您需要中型和复杂的项目
  • 找到“完美”应用程序的机会非常苗条
  • 创建满足您的需求和问题的全面列表
  • 从20个列表开始,将其剥去至4-5个应用程序
  • 与团队一起进行广泛的所有4-5个应用程序
  • 确保你意识到隐藏的成本
通过电子邮件订阅

获取有关如何成功运行项目并同时保持理智的月度提示。

谢谢您的订阅!

嗯,出了问题......请再试一次。